Innføring av merverdiavgift fra 1/7-01

Datalex er fra og med denne versjon forberedt for merverdiavgift både i fakturerings- og vanlig regnskapsposterings-sammenheng, og vil fra 1. juli automatisk begynne å legge til merverdiavgift i henhold til gjeldende regler:

1. Timer og omkostninger med registreringsdato før 1. juli vil det ikke bli beregnet utgående merverdiavgift på selv om fakturering først skjer senere - og vil bli inntektsført på samme honorarkonto som har vært brukt før denne skjæringsdato.  Det er altså med andre ord IKKE nødvendig å fakturere ut timereserven per 30. juni før 1. juli.  En faktura i juli - eller senere - kan gjerne inneholde timer både fra før og etter 30. juni, og vil bli kontert korrekt.   Disse timer bør dog i størst mulig utstrekning faktureres ut snarest mulig - gjerne innen utgangen av august.
   
2. Timer og omkostninger med registreringsdato fra og med 1. juli 2001 vil, som generell regel, automatisk bli  tillagt merverdiavgift ved fakturering.  Unntak: Honorarer og omkostninger som er registrert med koder som eksplisitt sier at disse inntekter faller utenfor avgiftsområdet.  Unntak 2: honorarer og omkostninger som faktureres til utenlandsk fakturaadressat (såkalt avgiftsfrie inntekter).  For honorarer og omkostninger som fortsatt skal være utenfor avgiftsområdet må det altså brukes egne time-/omkostningsregistrerings-koder.  I tabellen som viser disse koder må feltet "Avgiftspliktig" være merket med "N" (Nei).  Hvis for eksempel Forelesningshonorar i undervisningssammenheng skal være utenfor avgiftsområdet, kan man ha en egen Timeregistreringskode "FLH"  hvor avgiftskoden er merket "N".
   
3. Fakturaer som stiles til adressater med utenlandsk adresse vil få honorarene inntektsført på konti for avgiftsfrie inntekter.
   
4. Utlegg som fanges opp av fakturarutinen, og som tidligere er belastet en balansekonto, vil det ikke bli belastet merverdiavgift på.

Følgende forberedelser må gjøres - gjerne i god tid - før 1. juli i hvert enkelt regnskap:

Under Regnskap/Endring av kontoplan/Automatisk kontering må det oppgis hvilke konti som skal benyttes for både honorarer og omkostninger innenfor avgiftsområdet (dvs. avgiftspliktige) og for avgiftsfrie inntekter (utlandet).  I tillegg på konti for Inngående mva, Utgående mva og Mva oppgjørskonto oppgis.

Bruk hhv. 2310, 2320 og 2380 (Gammel Norsk Standard) eller 27-serien (Ny NS4102).

Hvis det for visse honorarer eller omkostninger ønskes andre konti enn de som generelt er oppgitt ovenfor, kan man oppgi dette for den enkelte registreringskode, under: Vedlikehold/Time-/omkostnings- og utleggskoder

For hver enkelt registreringskode kan man der både oppgi en særskilt hovedbokskonto for inntektsregistreringen, og for eventuelle avgiftsfrie inntekter.

For at Datalex ved vanlige posteringer skal kunne beregne inngående avgift og eventuell investeringsavgift automatisk, er det nødvendig å merke hver enkelt aktuell konto med henholdsvis 1 (inngående mva),  2 (inngående mva og investeringsavgift) og 3 (utgående avgift).  Denne merkingen av kontiene gjøres hurtig under: Regnskap/Endring av kontoplanen/Mva-koder og tekstendring

Ved postering skal fakturabeløpets totalbeløp (som krediteres leverandørreskontro eller bank) konteres på første linje.  Deretter vil Datalex selv beregne og foreslå både inngående mva og eventuell investeringsavgift.

Diverse under Sak

Merknader flyttet til dokumentstyring

Tidligere "Merknader" under sak er nå flyttet inn under "Dokumentstyring" og er omdøpt til Notater.  Tidligere ble slike notater registrert som enkelt-linjer, men nå registreres disse i en såkalt editor.

Endring av time-/omkostningsregistreringsbildet

Den mest iøynefallende endring er at timeregistreringsbildet er forandret. Det er "strammet opp", og det første du nå blir spurt om er initialene til den som har utført arbeidet (til gjengjeld blir du ikke lenger spurt om initialene på hver registrering - når du skal registrere flere).  Hvis du i initialfeltet oppgir "V" (vis) vil alle aktuelle personer bli listet, og du kan velge blant disse ved å trykke (enter) på linjen - eller dobbeltklikke.

Deretter spørres det om registreringskode.  Også her vil en "V" føre til at alle aktuelle koder vises, og du vil kunne velge kode ved å trykke (enter) på linjen (eller dobbeltklikke - naturligvis).  Her kan du også registrere nye koder som du måtte ha behov for eller korrigere den faste teksten.

Vis timer - nytt felt: fakturanummer

Når du ønsker å få liste over time- og omkostningsregistreringer i saken er det kommet med et nytt valg:  Fakturanummer.  Hvis du fyller inn dette, vil du få listet alle de registreringer som var inkludert i en tidligere utsendt faktura.

Vis timer - til skjerm: browser

Listen over utvalgte registreringer vises nå i en såkalt "browser", slik at du kan bla opp og ned i denne.  Den viser bare første linje av teksten, men med (enter)-tasten får du frem all tekst.

For hver person og for hver fakturakode gis det en sum-linje.  Og du kan velge bare å se sum-linjene - som gir en god oversikt over sakens totaler.

Fakturering

Nyheter i faktureringsrutinen, utover beregning av merverdiavgift er som følger:

En del advokater har lagt seg til det prinsipp at det alltid legges en spesifisert liste ved fakturaen, som viser hvilke honorarer og omkostninger som inngår i denne.  En slik liste kan nå bestilles samtidig med fakturaen, ved å oppgi "(S)pesifisert" eller "(A)kkumulert"  på spørsmålet "Utskrift av grunnlag" som kommer opp når du bestiller fakturaen.

Nå vises full kontering av fakturaen på skjerm. Det vil si at i de tilfelle flere personer har registrert timer i en sak, vil du kunne se en konteringslinje for hver av disse i konteringsbildet.

Hvis du skal korrigere beløpet på en av disse gjør du det ved å markere konteringslinjen og velge knappen "Korriger".

Kalender

Kalenderen vises nå i en "browser" med nyeste datoer øverst

Ny knapp: Ny oppgave:  Denne kan brukes når du ønsker å registrere en ny frist eller oppgave i saken.  Du går rett inn i registrering, og rett ut etterpå.  NB!  Hvis du ikke oppgir noen tekst oppfatter Datalex at du likevel ikke ønsket å registrere en ny frist.

Adgangskontroll til saker og underliggende områder / sperring mot innsyn.

Generelt har alle adgang til alle saker i Datalex.  Systemansvarlig på det enkelte kontor har hele tiden hatt mulighet for å begrense den enkelte persons adgang til forskjellige områder av systemet, men sperring av en enkelt sak har ikke vært mulig.  Det er det nå - fordi det.

Saksansvarlig (SA) i den enkelte sak kan selv bestemme hvilke personer som skal ha adgang til saken.  Når SA velger "Fast info" i en sak, vil han/hun få opp en ny knapp: Adgangskontroll.  SA vil der få opp en liste over alt personell, og kan velge ut de som skal ha tilgang til saken.  Hvis ingen er valgt - har alle tilgang til saken.

Hvis adgangskontroll i en sak er iverksatt:

• Når man søker på saker vil disse saker kun vises for de som har adgang. Dog vil objektet - men uten saksreferanse.
• Hvis man prøver å hente opp saken ved å oppgi nummeret, får man beskjed om at man ikke har adgang til saken
• Hvis man søker i dokumenter fra Hovedmeny/Dokumentstyring, vil ikke dokumenter bli listet hvis de er tilknyttet saker som man ikke har adgang til.
• Kun SA kan endre informasjon om hvem som er Saksansvarlig i en sak

Saksnavn endret til Referanse

Navnefeltet øverst til venstre i saksbildet har endret navn til "Referanse".  Dette er et mer generelt referansefelt, og er hovedsakelig tenkt benyttet til såkalte saksobjekter, som f.eks. et fartøysnavn, eiendomsnavn etc.  Også dette feltet kan det søkes på ved å oppgi referansen i navnefeltet i saks-søket.

Klientansvarlig vises

Datalex har lenge hatt et felt under objektbildet for angivelse av hvem som er såkalt "Klientansvarlig".  Klientansvarlig's initialer fremkommer nå også på saksbildet - til venstre for saksansvarlig.

Sakens tittel må nå settes

Det er uheldig for oppfølging av saken når denne ikke får en tittel / kort beskrivelse av hva saken dreier seg om.  Denne tittel vil både vises når det søkes på saker og i forskjellige lister.

Ved registrering av saker går derfor programmet nå innom sakstittel-feltet, og det må skrives noe der.  Sett derfor like gjerne inn en beskrivende tekst.  Men bruk ikke dette felt til å oppføre navn på motpart.  De skal registreres som objekter - med rolle i saken.

Referanser fra involverte i en sak

Nå kan du legge inn aktuell referanse på alle involverte i en sak.  Du gjør det ved fra saksbildet ved å velge Objekter og deretter "Vis referanser".  Nå ser du de referansene som måtte være satt tidligere i saken, kan merke et av objektene og sette inn / korrigere referansen.

Referansene er søkbare:  Hvis du i sak-søket setter (begynnelsen av) referansen i navnefeltet,

vil aktuell sak komme frem i browser med navnet til den som har vedkommende referanse.

Referansen er også tilgjengelig som bokmerke.  Hvis du f.eks. har et bokmerke i en dokument som heter Bri_referanse, vil Datalex hente frem oppgitt referanse fra aktuell rettsinstans i saken.

Diverse under objekt

Direkte tilgang til sak / registrering av ny sak - fra objektbildet

Når du henter opp et objekt direkte fra hovedmenyen og velger knappen "Vis roller", vil alle saker som objektet er involvert i komme frem på skjermen med relevant informasjon.  Fra denne "browseren" kan du gå direkte inn i de enkelte sakene.

Du kan også registrere ny sak herfra. Objektet som du er inne på blir i så fall automatisk klient i saken.

Regnskapsrapporter

Hovedbokrapporten - til skjerm - er forandret, slik at du kan bla opp og ned i denne.

Hos de advokatkontorer som har merket alle klientobjekter med hvem som er klientansvarlig,  kan SU-listen (alle aktive saker med reskontri og fakturareserve) nå også tas ut per klientansvarlig.

Diverse rapporter

Passiviseringsliste

Under Diverse rapporter / Saksregisteret er det mulig å få ut en liste over saker som verken inneholder uoppgjorte reskontri eller timereserver, og som derfor kanskje kan settes passive.

Programmet har inneholdt en feil, som gjør at listen ikke alltid har vært så lang som den burde. Dette er korrigert.

Objektregisteret

Når du velger å ta utvalg av objektene frem på skjerm, vises de i en browser som du kan bla opp og ned i.  Ved å dobbeltklikke på aktuelt objekt hentes objektet frem for eventuell korreksjon av data.

Vedlikehold

Brukerinnstillinger

Nå kan hver bruker selv gå inn og endre sitt timehonorar og sitt passord.

Time- / Omkostnings- og Utleggskoder

Programmene her er endret, slik at de forskjellige grupper og registreringskoder

vises som en "browser" på skjermen som du kan bla opp og ned i.  Skal du korrigere en eller registrere ny, eller markere at koden ikke er mva-pliktig, så har du knapper for det under browseren.

Dokumentstyring

Valg av mal

Hvis man har mange maler, og har delt disse inn i grupper som BRV, FAX, AVT, TS, PS, NOT etc., kan det ved valg av mal være hensiktsmessig å få listet bare de maler som er av relevant type.  En egen browser vil vise de forskjellige typene.  Et tastetrykk her vil begrense mal-listen til de som er ønsket.

Korreksjon av dokumentmal

Nå kan dokumentmalen hentes opp direkte fra Datalex for korreksjon.

Det gjøres fra:  Vedlikehold/Dokumentstyring/Dokumentmaler/Åpne.

Oppdatering av maler etter korreksjon

Hver gang en mal er korrigert, må man fortelle Datalex at dette er gjort.  Hittil har man under Vedlikehold/Dokumentstyring brukt knappen "Korriger" og deretter "OK".  Nå har du en tilleggsknapp der:  "Oppdater" som fører til at Datalex åpner dokumentet (skjult) og sjekker hva som måtte være av bokmerker i malen.  Knappen "Oppdater alle" gjør at alle dokumentmaler blir sjekket på nytt.

Nye bokmerker for klienter, motparter og motparters advokater

For å tilpasse systemet slik at det i dokumenter som prosesskriv skal kunne fylles inn automatisk informasjon om opptil 9 klienter, motparter og motpartsadvokater, er det gjort følgende endringer:

Klienter i saken må ha roller KH (alltid - og aldri mer enn 1 med denne rollen) og deretter K2 til K9 (hopp ikke over numre i rekken).
Motparter i saken må ha roller MH (alltid - og aldri mer enn 1 med denne rollen) og deretter M2 til M9 (hopp ikke over numre i rekken).
Advokater i saken må ha roller A (alltid - og aldri mer enn 1 med denne rollen) og deretter A2 til A9 (hopp ikke over numre i rekken).

Korresponderende bokmerker til de over (eksempler):
Bklient_navn  (henter objekt med rolle KH)
Bklient2_navn (henter objekt med rolle K2)
Bklient3_navn (henter objekt med rolle K3)
Bmotpart_navn  (henter objekt med rolle MH)
Bmotpart2_navn (henter objekt med rolle M2)
Bmotpart3_navn (henter objekt med rolle M3)
Bmotpadv_navn  (henter objekt med rolle A)
Bmotpadv2_navn (henter objekt med rolle A2)
Bmotpadv3_navn (henter objekt med rolle A3)

For at dokumentet alltid skal kunne hente opp navnet på aktuell rettsinstans, er det gjort følgende endringer:

Som rolleangivelse for rettsinstans:  Bruk RI for første rettsinstans, og deretter hhv. R2, R3 osv for senere rettsinstanser i saken.  Når bokmerkene til rettsinstans benyttes, vil alltid Datalex hente frem den rettsinstans som har det høyeste nummer (i saken).

Eksempel:

Hvis følgende rettsinstanser er registrert i en sak:

• Forliksrådet (RI)
• Byretten (R2)
• Lagmannsretten (R3)

vil det i dokumentet bli lagt ut navn etc. hentet fra vedkommende lagmannsretts objekt.

Ny rolle: KA - Klients adresseobjekt

Noen ganger hender det at klienten bor på en institusjon, for eksempel et asylmottak.

Hvis da asylmottaket registreres med rolle KA, med navn og adresse, er det ikke nødvendig

å fylle ut adressen på klienten.  Datalex tester:  hvis det for klienten ikke er oppgitt adresse i objektbildet, vil denne hentes fra det objekt som i saken har rolle KA.

Kopi- og Attn.- adressater

Noen ganger ønsker man i et dokument at ordet "Kopi" eller "Attn" skal skrives av Datalex foran navnet når det skal skrives en kopi-adressat eller attn-adressat.  Andre ganger ønsker man ikke dette ordet, fordi man har skrevet det selv i malen - gjerne i egen kolonne i tabell.

Derfor er det nå lagt opp mulighet for både generelt - og for den enkelte mal - å angi hvorvidt dette ordet skal skrives foran (gjelder bokmerkene: Battn_++  og Bkopi01t_++), og om skilletegnet mellom ordet og navnet skal være henholdsvis tabulator, mellomrom eller linjeskift.

Dette korrigeres generelt under

Vedlikehold/Dokumentstyring/Bokmerkeinnstillinger

og spesielt for det enkelte dokument under

Vedlikehold/Dokumentstyring/Dokumentmaler/Bokmerkeinnstillinger

Datoformat i de enkelte brev styres også ved hjelp av Bokmerkeinnstillingene ovenfor.

Låsing av dokumenter ved PC-crash

Det kunne skje at man etter et PC-heng/crash ikke klarte å få opp dokumentet igjen etterpå, og at Datalex fortalte at dokumentet var i bruk på annen terminal.  Dette er nå korrigert, slik at disse dokumenter ikke lenger skal låses.  For øvrig er det viktig å være klar over at man etter et PC-heng, hvor man har måttet slå maskinen av og på på grunn av heng, må gå direkte inn i Word for å redde det dokument som man holdt på med da maskinen hang.  Da vil ofte Word's rutiner sørge for at man får dette tilbake igjen mest mulig intakt.  Hvis man derimot henter dokumentet opp direkte fra Datalex etter et slikt crash, vil man hente den tidligere utgave av dokumentet - og sannsynligvis miste endringene.  Ved skriving av større, og viktige dokumenter bør man alltid lagre (dvs. skrive dokumentet til disk) hyppig ved hjelp av (Fil + Lagre) eller Ctrl + S.

Notater under dokumentstyring

Nå er det også åpnet for at alt som måtte ønskes lagret av interne notater i saken kan lagres under Dokumentstyring.  Du bør sette en tittel på notatet, eller begynne å skrive notatet i tittel- linjen, fordi denne vises i dokumentoversikten.  Notatets dato og forfatter settes automatisk.  Likeledes settes type til INT, og Inn/ut-koden til N (notat).

Datalex har fra tidligere - fra saksbildet - et program for registrering av merknader.  Alt som måtte være skrevet her vil bli konvertert til notater under dokumentstyring - og merknadsprogrammet vil utgå.

Dokumentstyring - fra hovedmenyen

Denne "inngangen" mot dokumentene har til hensikt å kunne søke frem dokumenter på tvers av saker for bruk i erfaringssammenheng for å kunne se og kopiere formuleringer - og når man på andre måter ikke finner frem til dokumentet.

Filteret som ligger der er videreutviklet, slik at man kan søke på (deler av) ord som måtte ligge i tittel, beskrivelse og nøkkelord i info-bildet til dokumentet.  Alle dokumenter som tilfredsstiller søkekriteriene i filteret vises, under forutsetning av at saken ikke er sperret mot innsyn (se annen  beskrivelse av dette punkt).  I så fall vil kun de som  har adgang til saken få listet dokumenter i saken.

Dokumenter som hentes opp her er skrivebeskyttet av sikkerhetshensyn. Du kan eventuelt lagre brevets innhold - og endringer - med et annet filnavn. For øvrig skal alle endringer av dokumentet gjøres ved å hente opp dokumentet fra saken.