Utlegg for klienter

Som vi beskrev i forrige versjon, vil utlegg for klienter som føres mot balansekonto ikke bli tillagt merverdiavgift ved fakturering. Utlegg som kan føres her er derfor kun de utlegg som er utenfor avgiftsområdet, som diverse offentlige gebyrer.

Alle andre utlegg, som reiseregninger, annonser etc. må nå i regnskapet føres mot en konto som vi finner det mest riktig å legge i 4000-serien - for eksempel 4050. Og deretter belastes saken som en omkostning, slik at denne ved fakturering blir inntektsført og belastet med merverdiavgift.

Vi har derfor endret i posteringsprogrammet, slik at posteringer mot konti i 4000-serien vil spørre om saksnummer og utleggskode - på samme måte som utlegg mot balansekonti. Og disse posteringer vil fra og med denne versjon automatisk lage en omkostningslinje i vedkommende sak, i stedet for at denne skal lages manuelt.

Opprett derfor en konto i 4000-serien, gjerne ved å gå inn i Regnskap > Endring av kontoplan > Automatisk kontering og legg kontoen inn i det nye feltet under resultatkonti kalt:  Utgiftsførte utlegg for klienter.  Kontoen får automatisk mva-kode V (mva-kode varierer).  Når "utlegg" utgiftsføres på denne kontoen vil kostnaden automatisk bli belastet saken.

MVA-koder ved regnskapsføring

Det er innført en ny mva-kode:  V (varierer) som kan påføres aktuelle konti i regnskapet under program: Regnskap > Endring av kontoplan > Mva-koder og tekst-endring

Når det posteres på konti med dette merket vil man bli spurt om mva-kode. I alle andre tilfeller vil mva-koden kun bli vist på posteringslinjen.

Postering av bilag med inngående merverdiavgift

Ved postering av bilag med inngående merverdiavgift skal følgende prosedyre følges:

1. Registrer først fakturaens totalbeløp til kredit på bank, leverandørgjeld etc. - med et kreditbeløp
2. Oppgi deretter utgiftskonto. Programmet vil sjekke mva-kode og eventuelt foreslå netto utgiftsbeløp (unntatt mva) i beløpsfeltet
3. Inngående mva-beløp vil automatisk bli registrert på linje 3.

Fakturagrunnlag - valg mellom full historikk eller kun gjenstående reserve

Under Hovedmeny / Time-/Omkostningsregnskap / Fakturagrunnlag - utskrift av mange har man alltid kunne skrive ut mange fakturagrunnlag på en gang. Endringen nå ligger i at man kan velge om man som fakturagrunnlag vil ha ut historikk og reserve eller om man kun vil ha ut reserven (ikke fakturert).

I filterets nederste linje (Standard rapport) kan man velge Historikk eller Reserve (eller blank).  I den etterfølgende browser kan man overstyre forvalget og for hver enkelt sak oppgi om man vil ha ut fullt historikk eller kun gjenstående reserve.

Også inne i den enkelte sak kan du under Fakturagrunnlag velge om du vil ha med historikk eller ikke.

Spesielle timesatser i en bestemt sak

Nå kan man legge inn spesielle, individuelle timesatser i en bestemt sak. Tidligere har man kunnet legge inn en fast timesats i saken (under Fast Info), og den har da blitt foreslått som timesats for alle som har registrert timer i saken. Denne muligheten finnes fremdeles.

I tillegg kan man nå legge inn individuelle timesatser for hver enkelt medarbeider som arbeider med saken, og med en datoangivelse som viser fra hvilken dato denne sats gjelder.

Slike registreringer gjøres fra timer/omk/fak-delen under sak ved valg av knappen TimeSats.

Datalex velger timesats etter følgende prioritering:

1. Sakens timesats - hvis utfylt
2. Timesats i registreringskode - hvis utfylt
3. Individuell timesats satt i sak - hvis utfylt
4. Brukerens faste timesats

Fakturering - korreksjon av utleggsbeløp

Før versjon 8.58b var det mulig under fakturering å korrigere utleggsbeløpet til et høyere beløp, slik at man kunne fakturere utlegg som ennå ikke var postert i regnskapet.

Fra et regnskapsmessig synspunkt synes vi ordningen er "på kanten", og anbefaler at man i stedet belaster utlegget på vanlig måte med et bilag og fører det til kredit på en tilsvarende balansekonto merket med Saksreskontro og med tittel "Utlegg - belastet - bilag mangler".

På den måten har man dokumentasjon for hva utlegget gjelder.

Vi har dog fått mange reaksjoner på at muligheten for belastning for utlegg direkte i fakturaen var fjernet, og har derfor lagt denne tilbake.  Ved å markere konteringsbildets utleggslinje og velge "korriger" - får man nå anledning til å korrigere beløpet - til et høyere beløp.

Menyen Oppsett

De aller fleste tabeller er nå overført fra Hovedmeny > Vedlikehold til menyen Oppsett, som til enhver tid ligger tilgjengelig øverst på skjermbildet. Dette innebærer at det er lettere å få tilgang til alle kodetabeller etc. direkte uten å måtte gå via vedlikeholdsmenyen.

Oppsett er delt i tre:

• Brukerinnstillinger - hvor hver bruker selv direkte kan endre både fast timesats, passord og bakgrunnsfarge.
• Vedlikehold av tabeller, hvor det nå er tilgang direkte til alle de vanligste tabeller
• Dokumentstyring - for tillegg / korreksjon av maler etc.

Menyen Hjelp

Likeledes er menyen Hjelp, som også alltid ligger tilgjengelig øverst på skjermbildet, korrigert, slik at du der har følgende muligheter:

• Åpne Dannor's internettsider - åpner disse direkte - under forutsetning av at maskinen er tilkoblet Internett
• Vis brukere av systemet - viser alle brukere - initialer, navn og personellkategori
• Installasjonsdata - viser tellere og antall autoriserte / registrerte brukere
• Om Datalex - som viser vårt kontors telefonnummere, adresse etc.

Vedlikeholdsmeny - andre endringer

Autorisering av personell, som krever samme kode som tidligere. Programmet har gjennomgått store forandringer, men vi tror de er selvforklarende.

Korriger firmaopplysninger - for korreksjon av firmanavn, adresse etc.  Kode kreves.  Denne sender vi på e-mail på grunnlag av mottatt forespørsel på e-mail.

Systemvedlikehold - her ligger forskjellige tabeller som det kun sjelden er behov for - og i så fall kun av systemansvarlig i samråd med Dannor.  Her ligger blant annet:

• program for korreksjon av navn og adresse på alle objekter, slik at de har stor forbokstav og for øvrig små bokstaver
• printerstyring
• program for hurtig flytting av fornavn først i mange objekters navn (når etternavn er skrevet først i navnefeltet)
• justering av tellere for saksnummer, objektnummer, arkivnummer, dokumentnummer etc.

Dokumentstyring

Ved oppretting av nytt dokument eller e-post vil nå pålogget bruker bli foreslått som forfatter.

Unntak:  Hvis pålogget bruker har personalkategori S (Sekretær) eller R (Regnskap) vil oppført Saksbehandler i saken bli foreslått som forfatter.

Ved valg av adressat i dokument har man nå muligheten for å velge - med ny knapp - Uten adressat.  Vi  anbefaler dog at alle adressater i en sak blir registrert inn som objekter og gis en rolle, slik at de fremkommer i dokumentlistene og på liste over involverte i en sak.

Ved åpning av dokumenter under Hovedmeny > Dokumentstyring har dokumentene vært skrivebeskyttet.  Det er de ikke lenger hvis det er dokumentets forfatter eller den som har skrevet dokumentet som åpner det.

Utskrift av notat

Utskriftsmuligheten har tidligere manglet. Både utskrift og muligheten for å legge ut hele notatet på utklippstavle for innliming i brev er nå tilgjengelig.

Tool-Tips

Tool-tips er kommentarer eller lengre beskrivelser som kommer på skjermen når du hviler mus-pilen på en knapp. Du vil se at det er lagt inn mange steder - blant annet på knappene i saksbildet, under timeregistrering og i dokumentstyring.

F9 erstatter Vis

Tidligere har V (vis) vært brukt i diverse kodefelt for å få frem en liste over alternative koder,

for eksempel for å liste roller, utleggskoder, timeregistreringskoder etc.  Denne er nå mange steder erstattet med funksjonstasten F9.

Avslutte Datalex med lukkeknapp

Lukkeknappen øverst til høyre i Datalex' skjermbilde (X) kan nå benyttes overalt for å avslutte Datalex.  Man behøver altså ikke lenger å gå tilbake til hovedmenyen og avslutte derfra.  Den eneste betingelsen for at lukkeknappen skal fungere, er at man ikke er inne i en transaksjon som for eksempel midt i en postering eller timeregnskapsregistrering. Du vil få beskjed i de tilfeller hvor du ikke kan avslutte direkte med lukkeknappen.

Eiendomsforvaltning / Gårdsbestyrelse

I programmet som belaster husleie for en oppgitt periode tar programmet nå hensyn til stopp-datoen som måtte være satt i leieforholdet / generell del.