Start av flere Datalex-sesjoner på en terminal

Vi har fått til en avtale med databaseleverandøren som gjør at alle brukere nå skal kunne starte flere sesjoner med Datalex samtidig på sin terminal, slik at man f.eks. kan stå i flere saker samtidig, eller både i regnskap og sak samtidig uten å bruke Mini-menyen (som har sine begrensninger). En beskrivelse av hva som må gjøres for å oppnå dette vil bli sendt ut sammen med melding om at denne versjonen er klar for nedlasting.

Bobestyrelse

Alle rapporter er gjennomgått med hensyn til layout og forbedret.

Ny rapport:  Beregn og fordel dividende

Beregning av utbetaling / utlodding  er nå lagt til et eget program under rapporter. Dette må kjøres før du kjører saldoliste, innstilling, sluttoppgjør og bankgiroblanketter for å få med utloddsbeløpet.

Du blir bedt om å oppgi beløp til fordeling og eventuelt minimumbeløp som skal utbetales.  Du får hele fordelingen opp i en browser og kan velge om du vil lagre utloddsbeløpene på de enkelte fordringer.  Det må du gjøre før du tar ut rapportene ovenfor.  Hvis du gjør det, vil du også inne på fordringene kunne se hvor mye som er beregnet utbetalt.

Nye bankgiro-blanketter

Bankgiroblankettene er også forandret, slik at disse skal passe for utskrift på vanlige A4-fakturablanketter skrevet ut på laser.  Når disse skrives ut, vil også fordringene etterpå vise - i eget felt - hvor mye som er utbetalt.  Feltet kan også oppdateres manuelt - hvis dere ikke skriver ut bankgiroer.

Bekreftelsesbrev - spesialtilpasninger

Bekreftelsesbrevene har vi spesialtilpasset for noen kunder.  Vennligst gi beskjed hvis dere også har ønsker om å få med spesiell informasjon i disse.

Regnskap

Lønnsbilag

Under forutsetning av at dere bruker posteringsprogrammet med kode LL, kan det nå skrives ut lønnsbilag for en enkelt person eller for alle som er lønnet i en periode.  Lønnsbilaget inneholder både informasjon om vedkommende periode og viser akkumulerte tall for året. Lønnsbilaget ligger som et eget valg under Regnskapsrapporter.

Hovedbokrapport

Rapporten beregner nå inngående saldi fra i fjor selv om fjorårsregnskapet ikke er avsluttet.

Dessuten kan rapporten tas ut på regneark (Excel), som kan lagres og f.eks. sendes til revisor (ønsket av flere revisorer).

Resultat og balanse til regneark

Utskrift av resultat og balanse til regneark (Excel) har tidligere ikke vært mulig for andre regnskap enn advokatregnskapene.  Det er nå korrigert.

Bilagsjournal

Noen har savnet mva-koden på skjermrapportene.  Dette felt er nå tatt med.

Dokumentstyring

Dokumentstyringsprogrammet er fullstendig omskrevet.  Det har fått mer "windows-look", og symboler som dere nok må venne dere litt til.  Hvert av symbolene har en forklaring som fremkommer når dere peker med musa på symbolet.

Nytt bokmerke: Bomk_oppgave1

Nå lager Datalex omkostningsoppgavene!

Det er laget et nytt, meget etterspurt og etterlengtet bokmerke: Bomk_oppgave1 for bruk i omkostningsoppgave til retten.  Sett bokmerket inn i en mal.  La gjerne mal-typen være OO (for OmkostningsOppgave). Bokmerket kan gjerne midtstilles på linjen.  Lag et brev med den malen. Du vil se at alle timer og omkostninger hentes frem fra saken og listes i en tabell - sortert per kode.  Merverdiavgift beregnes.  Meget lettvint og oversiktlig.

Fritekstsøk - ny modul

Vi har lagt ned et meget omfattende arbeid det siste halvår på å få til et effektivt fritekstsøk på alle dokumenter som det er referanse til i Datalex, enten disse er skrevet ved hjelp av programmets dokumentstyringsdel, lagt til i saksmapper senere, eller er referert til i Datalex' bibliotek.

Det kan søkes både på:

• et hvilket som helst enkeltord (f.eks. referanse, navn, paragrafreferanse)
• ett eller flere ord i fri rekkefølge
• del av en setning

Fritekstsøket bruker databaseteknikk for å oppnå øyeblikkelige svar.  Alle dokumenter blir lest inn i databasen, slik at søkene gjøres der.  Dette vil føre til at databasen blir mer plasskrevende.  For større installasjoner (anslagsvis over 20 brukere) vil det kunne vise seg nødvendig å skifte til Progress' såkalte "Enterprise"-versjon, som er langt kraftigere og basert på å skulle forvalte store mengder data (gigabytes).

Fritekstsøk i dokumenter har vi lagt opp som en egen modul som må aktiveres og bestilles.  Den vil kreve visse modifikasjoner av databasen.  Vi setter derfor en pris på kr 5000,- + mva for modulen, inkludert det arbeid som kreves for å klargjøre databasen. Dersom det etter en tid skulle vise seg nødvendig å skifte til "Enterprise"-databasen, som for øvrig vil gjøre alle søk i databasen hurtigere enn med nåværende databaseversjon, vil det påløpe en ytterligere kostnad på ca. kr. 2.000,- per registrert bruker.

Sperring av timelister for innsyn

Har dere et stort kontor, og føler behov for å kunne sperre timerapportene både i sak og totalt for innsyn, slik at systemansvarlig eller en partner skal styre hvem de enkelte skal kunne ta ut timelister for?   La oss eventuelt få en e-mail fra systemansvarlig partner med informasjon om hvem på kontoret som skal kunne kontrollere dette.  Så kan Datalex løse dette.

Faktureringsrutinen

Øreavrunding på beregnet mva - fjernet

Datalex har hittil, i fakturarutinen,  rundet av beregnet mva til nærmeste hele krone.  Vi ser at dette skaper problemer ved mva-avstemning av regnskapet.  Avrundingen er derfor fjernet.

Spesifikasjon av faktura

Når dere skal skrive en faktura, vil dere nå få et spørsmål om hva slags spesifikasjon som skal skrives ut sammen med fakturaen.  Spørsmålet kommer før konteringsrammen vises.  Under konteringsrammen er også en ny knapp, som gjør at dere kan hente opp, og korrigere, spesifikasjonsnivå derfra.  Vi tror spesifikasjonsalternativene er selvforklarende.

Det er derfor ikke lenger nødvendig å skrive ut en spesifikasjon av timer etc. som en egen prosess før eller etter fakturaen skrives.  Tidsbesparende og forenklende.

Bibliotek

Biblioteket er, som kjent, ikke ment bare å skulle kunne inneholde referanse til bøker, artikler etc, men også til f.eks.:

• bilder
• film
• generelle dokumenter
• web-adresser

som det er ønskelig å lagre i forskjellige sammenheng.

Til denne versjonen er hele skjermbildet skrevet om, og det er lagt til følgende nye felt:

• web-adresse (legg inn full web-adresse, f.eks.: //http:www.telenor.no). Hvis maskinen er tilknyttet internett vil man fra referansen med et tastetrykk kunne gå rett inn på vedkommende web-sider
• dokument-adresse (legg inn full filadresse. Man kan navigere seg frem til vedkommende dokument når man skal legge inn dokument-referanse.). Også her vil man kunne hente frem dokumentet direkte fra referansen med et tastetrykk.

Kalkulator og renteberegningsprogrammer

For de som ikke vet det, ligger det under Mini-menyen (allerede) både en kalkulator og et renteberegningsprogram.

Prøv dem!

Kalkulatoren har to kolonner for inntasting av både positive og negative tall (sett minustegn foran negative tall), og deretter se summen av disse.  Svaret kan deretter både multipliseres og divideres etter ønske.  Fordelen med denne kalkulatoren i forhold til bordkalkulatorer er som følger:

• hvis man taster feil kan man korrigere
• etter å ha fått ett svar, kan man gå tilbake og legge til eller trekke fra nye tall for å se hva alternative svar da blir

Renteberegningsprogrammet gir deg mulighet for å legge inn:

• beløp som skal renteberegnes
• rentefot
• periode (fra - til dato)

Rentebeløpet vises umiddelbart.  Du avslutter renteberegningsprogrammet ved å oppgi null i beløpsfeltet.

Inkasso- og purringsrutiner - nyhet: betalingsoppfordring

Her minner vi først om at det ligger et eget program for korreksjon av forfallsdato på en utsendt faktura.  Forfallsdatoen bør selvfølgelig endres her umiddelbart hvis dere er blitt enige med fakturamottaker om en ny betalingsfrist.

Nå kan dere også velge mellom, som tidligere, og sende ut inkassovarsel eller å sende ut betalingsoppfordring.  Etter utsendelse av betalingsoppfordring har dere som kjent lov til å kreve et salær eller "erstatning" hvis kravet ikke betales innen nytt, oppgitt forfall (14 dager).  Disse erstatningene er fastsatt ved eget regelverk (inkassoloven), og er en funksjon av rettsgebyr (inkassosats), hovedstol og en fast faktor.  Tabellen kan oppdateres under "Salærtabell".  Kontroller bl.a. at inkassosatsen er korrekt.  Erstatningsbeløpet blir nå medtatt i betalingsoppfordringen som informasjon (men er IKKE med i girobeløpet).

Du velger hvorvidt du vil kjøre inkassovarsel eller betalingsoppfordring ved, i Purringsdata, og oppgi enten et antall dager i linje 2 eller i linje 4 (ikke begge deler!).

I alle rapporter over utestående fordringer, vil eventuelt erstatningsbeløp som kan kreves fremgå av feltet "BO-gebyr":

• utestående fordringer under sak > reskontro
• Regnskap > Oversikter > IV
• Regnskap > Oversikter > FD

Timereservestatistikkene er omarbeidet - Spesialprogram må kjøres

Timestatistikkene (TR,TB,TS,TA under Time/Omkostningsregnskapet) er helt omarbeidet.

Blant annet fordi de kunne vise feil hvis man gikk inn og satte "N" som fakturakode på timer som var opparbeidet i tidligere år.

Nå kan alle rapporter i tillegg tas ut til regneark.  Vær da oppmerksom på at timer og minutter kommer i èn kolonne som et desimaltall (for at dere eventuelt skal kunne regne på disse).  Eksempelvis vil 2 timer og 30 minutter vises som 2,5 timer, mens 2 timer og 15 minutter vil vises som 2,25 timer.  10 minutter vil vises som 0,16 timer.

Et engangsprogram må kjøres av kontorets systemansvarlige.  Programmet bygger opp alle statistikker på nytt, og kan ta fra 10 minutter til 1 time, avhengig av databasens størrelse.  Før dette program kjøres vil derfor disse rapporter ikke være brukelige.

Programmet kjøres som følger:

Fra hovedmenyen: Velg Vedlikehold > Systemprogrammer > Engangsprogrammer.

Oppgi kode: tr-kor-t  og nummer: 99 (enter).    Programmet vil sette i gang.  Etter noen sekunder (10 - 60?) vil programmet hele tiden vise hvilken sak som behandles.