1. OBJEKTER
2. SAKER
3. TIME- OG OMKOSTNINGSREGNSKAPET
4. KALENDER
5. BIBLIOTEK
6. DOKUMENTSTYRING
7. E-POST
8. REGNSKAP
   1. Organisasjon
   2. Integrasjon med reskontro - saksregister
   3. Fakturering
   4. Regnskapslister
   5. Posteringer
   6. Budsjett
   7. Elektronisk remittering
   8. Elektronisk registrering av innbetalinger
9. CONFLICT OF INTEREST
10. ANDRE REGNSKAP
11. BOBESTYRELSE
12. EIENDOMSMEGLING
13. EIENDOMSFORVALTNING
14. LEGATBESTYRELSE

OBJEKTER

Et eget register inneholder alle objekter, dvs. personer og selskaper som er involvert i sakene. Registeret kan inneholde en rekke informasjoner om disse. Registeret sikrer at all fast informasjon om disse kun registreres en gang - og bare oppdateres på ett sted. Koblingen til saksregisteret gjør at man til enhver tid vet hvilke saker de enkelte objekter er involvert i.

SAKER

I saksregisteret lagres alle informasjoner om oppdraget, derunder blant annet:

• Hvem som er involvert - og hvilke roller de har
• Oppgaver og frister
• Registrerte timer og omkostninger
• Saksbeskrivelse og nøkkelord

Saker kan finnes ved forskjellige søk, blant annet på grunnlag av:

• navn til involverte personer/selskaper
• sakskategori / fagområde
• fritekstsøk på ord i saksbeskrivelsen

Systemet blir derfor en meget viktig del av kontorets samlede erfaringsarkiv.

Frister og møter som registreres i en sak blir automatisk en del av både den enkelte brukers og hele kontorets kalender og frist-varslings-system.

Under saksbildet kan man også få full oversikt over sakens økonomiske side (honorarbelastning, utlegg etc), og oversikt over reskontri og regnskapsposteringer som vedrører saken.

Saker som avsluttes får tildelt et eget arkivnummer. Arkivplass kan lett søkes opp senere med de søkemuligheter som er i saksregisteret.

TIME- OG OMKOSTNINGSREGNSKAPET

Dette er bygget opp på en måte som både er lettfattelig, fleksibel og effektiv, og gir, i tillegg til grunnlag for fakturering, også grunnlag for en rekke statistikker omkring tidsforbruk og honorarer per. sak.

Time og omkostningslister
Alle timelister kan valgfritt taes ut sortert per medarbeider, per sak, per klient, per registrerer, og valgfritt med hver registrering spesifisert eller akkumulert per registreringskode.

Egne timereservelister viser for hver sak eller for hver bruker:

• inngående timesaldo
• belastede timer i perioden
• avregnede timer i perioden
• utgående timesaldo / timereserve

Man kan når som helst gå tilbake i systemet og se hva timereserven var f.eks. ved forrige års utgang.

KALENDER

Datalex inneholder en kalender for hver enkelt person tilknyttet kontoret, for registrering og oversikt over alle frister, møter, reservert tid og fravær:

• gir oversikt over egne forfall og frister som skal overholdes, avtalte møter og ledig tid fremover.
• gir oversikt over hvor de enkelte medarbeiderne er og deres ledige tid.
• gir mulighet for å registrere frister og møter på andre medarbeideres kalendere.
• er et uunnværlig hjelpemiddel når prioritert arbeid må overtas av andre ved en persons plutselige fravær.

Dagens kalender, inkludert liste over aktuelle, ikke-utførte frister/gjøremål kommer automatisk opp på skjermen når brukeren logger seg på Datalex.

BIBLIOTEK

Datalex inneholder et bibliotek hvor man kan registrere bøker, tidsskrifter, artikler, referanse til andre saker etc. Det kan søkes på forfatter, tittel, fagområde, stikkord etc.

Ved hjelp av dette arkivet kan man også bygge opp et register over de tekstbehandlingsdokumenter som kontoret benytter for hyppig forekommende saksområder innenfor hvert fagområde (maler).

DOKUMENTSTYRING

Dokumentstyringsdelen er knyttet opp mot Word og holder orden på all utgående korrespondanse fra kontoret. Når du vil skrive et nytt dokument i en sak, oppretter Datalex en egen katalog for saken og åpner MS Word for skriving av dokumentet. Samtidig blir en rekke data fra saken overført til brevet, som navn og adresse på adressat, referanse, navn på ansvarlig advokat etc.

Fra saksbildet i Datalex vil du alltid få full oversikt over hvilke brev som er tilknyttet saken, og du vil kunne åpne aktuelle brev derfra.

E-POST

E-post kan skrives mens man er inne i saken og sendes direkte uten å gå via Outlook. Både inngående og utgående meldinger lagres med referanse i saken, slik at man har full oversikt over alle dokumenter og kan åpne disse med et tastetrykk.

REGNSKAP

Alle spesielle krav vedrørende advokaters regnskapsføring - derunder postering av klientmidler - er oppfylt.

Regnskapet bygger på Norsk Standard med en kontoplan som kan justeres og tilpasses etter behov.

Organisasjon

Ved oppstart defineres hvorledes kontorets regnskap skal organiseres. Advokatene kan enten ha fullstendig separate regnskap, eller inngå i et fellesregnskap som resultatenheter.

Integrasjon med reskontro - saksregister

Datalex inneholder et eget saksregister (saker/prosjekter), hvor hvert saksnummer automatisk også gjelder som reskontro i regnskapet. Ved posteringer i regnskapet blir reskontrobildet automatisk oppdatert øyeblikkelig.

Datalex kan ha reskontro for et ubegrenset antall balansekonti.

Fakturering

Eget program skriver fakturaer til klienter for belastede honorarer, omkostninger og utlegg. Programmet generer forslag til fakturatekst og foreslår kontering. Begge kan overstyres.

Postering og reskontroføring i regnskapet skjer automatisk samtidig med at fakturaen skrives ut.

Purringer og inkassovarsler kan sendes ut av Datalex. Åpen-post systemet i Datalex holder rede på forfallsdato for hver enkelt faktura, og på hva som er sendt tidligere av påminnelser og inkassovarseler.

Det er også lagt opp mulighet for å overføre alle fakturadata elektronisk til Kreditorforeningen i Oslo’s Fakturaservice, som kan overta alt arbeid med gjennomføring av purringsrutiner. Alle innbetalinger vil gå inn på firmaets egen bankkonto.

Regnskapslister

Blant regnskapslistene er selvfølgelig alle de som skal være i et regnskap, derunder:

• kontoplan
• reskontrolister
• resultat- og balanserapporter
• hovedbok
• regnskapssjournal - med mulighet for søk på en rekke kriterier, som gjør at man hurtig finner tilbake til posterte bilag, blant annet på grunnlag av konto, bilagsnummer, del av tekst, beløp etc.
• åpne inngående og utgående poster

...men også

• liste over alle ikke-avsluttede økonomiske forhold
  som viser alle saker hvor minst et av følgende gjenstår:
  • uoppgjorte klientkonti eller klientansvar
  • uoppgjorte fakturaer
  • utlegg, honorarer eller internomkostninger som gjenstår å fakturere i saken
• klientkonto-avstemningsliste
  som viser eventuelle avvik mellom saldi på sakens klientkonti og ansvarskonto.

Posteringer

Man kan postere bilag i to regnskapsår og i to perioder innen samme år samtidig.

Det er lagt inn mye sikkerhet og automatikk i posteringsprogrammet for å redusere den generelle muligheten for feilposteringer, og for å øke effektiviteten.

Budsjett

Man kan legge inn budsjett for alle resultatkonti spesifisert på årets 12 regnskapsperioder, som i forskjellige rapporter sammenlignes med faktiske regnskapstall.

Elektronisk remittering

Hvis man ønsker det, kan Datalex sørge for elektronisk overføring av alle nødvendige informasjoner til firmaets bank, for betaling av mottatte fakturaer.

Elektronisk registrering av innbetalinger

Utgående fakturaer kan påføres et KID av Datalex, som vil bli brukt for oppdatering av regnskapet hvis man inngår en avtale med firmaets bank om å motta innbetalinger som en elektronisk fil.

CONFLICT OF INTEREST

Datalex gir øyeblikkelige oversikter over hvilke roller personer / selskaper har / har hatt i forskjellige saker.

ANDRE REGNSKAP

Datalex gir muligheten for å opprette så mange regnskap som virksomheten måtte ha behov for, som for eksempel å føre regnskap for klienter – selvfølgelig med egne kontoplaner, muligheten for å føre reskontri etc.

BOBESTYRELSE

Denne er flittig bruk hos våre advokat-kunder. Enkelte av disse har brukt programmet for administrasjon av over 100 bo.

Modulen inneholder:

• Regnskapsføring, gjerne med reskontri, og selvfølgelig med mulighet for å føre regnskapet over et ubegrenset antall år
• registrering av fordringshavere, opprinnelige fordringshavere, deres krav og kravenes prioritet.
• dividende-analyser og fordelingslister, som gir øyeblikkelig informasjon om hvilken dekning de forskjellige fordringshavere får på grunnlag av realiserte midler i boet.
• mange forskjellige rapporter over fordringshavere, derunder:
  • krav som ikke er ferdigbehandlet
  • liste over de som har pantekrav eller prioriterte krav
  • alfabetiske lister
  • utskriving av adresselapper over fordringshavere, for bruk ved større utsendelser
  • utskriving av oppgjørslister og bankgiroer til fordringshavere

EIENDOMSMEGLING

Datalex bruker også med fordel innen eiendomsmegling. Hvert megleroppdrag kan registreres som en sak, og man kan søke frem aktuelle saker etter behov. Reskontroopplegget gjør at man holder regnskapsmessig kontroll over reskontri både mot kjøper og selger.

EIENDOMSFORVALTNING

Det er laget en egen modul for eiendomsforvaltning. Denne gjør det mulig:

• å registrere alle eiendommer som forvaltes
• å registrere alle leietakere og selveiere innenfor eiendommen
• å sende fakturaer over leie / fellesomkostninger for en lengre periode om gangen
• det føres reskontro for hvert leieforhold
• produsere automatisk årsrapporter over tall som skal inn i selvangivelser
• produsere elektronisk rapport til ligningskontoret.

Enkelte advokatkontorer forvalter vha Datalex mer enn 30 eiendommer.

For en bedre beskrivelse av eiendomsforvaltning i Datalex kan du lese her.

LEGATBESTYRELSE

For advokater som forvalter legater med mange søkere, og med behov for å registrere disse elektronisk for fremlegging av lister for styre etc., foreligger det også en modul for dette.