FAGLIG INNHOLD

Et prosjektstyrings-verktøy

Datalex er i hovedsak det man på norsk vil kalle et "Ledelses Informasjons System (LIS)" eller på engelsk et "Management Information System (MIS)", men går også inn under benevnelsen "Prosjektstyrings-verktøy"

De viktigste elementer i systemet er:

• saks- / oppdrags-registeret
• objekt-registeret
• regnskap og budsjett

I tillegg har systemet en rekke andre registre og programmer, men som ikke er viktige for å oppnå en fundamental forståelse av hva systemet er - og gjør.

Saks-registeret

Systemets kanskje viktigste område er saksregisteret og alt man kan registrere omkring sakene der, og alle de rapporter, analyser og statistikker som har sitt grunnlag i den informasjon som er registrert i sakene, og som benyttes som grunnlag for vurderinger, prioriteringer, budsjettering etc. etc.

Objekt-registeret

Med objekter mener vi i denne sammenheng alle personer og selskaper som man har befatning med på en eller annen måte.

Objekt-registeret har naturlig nok en selvstendig og viktig funksjon. Men det er koplingen av objekt-registeret mot saksregisteret som gir de store effekter:

• objektene blir bare registrert en gang med all fast informasjon, selv om de er involvert i flere saker, og selv om de måtte være involvert på forskjellig måte i disse saker
• systemet gir øyeblikkelige oversikter over i hvilke saker et objekt er involvert
• forandring i et objekts faste informasjon gjøres bare et sted - en gang
• når man i en sak registrerer involverte objekter, vil man umiddelbart av systemet bli informert om hvilke roller objektet måtte ha i andre saker. Dette er spesielt viktig for advokater for å unngå at de kommer opp i situasjonen "Conflict of Interest". Men det vil være viktig også hos andre i forskjellige sammenheng

Regnskap og budsjett

Regnskapet oppfyller naturligvis alle krav som stilles til virksomhetens regnskap. Det har mulighet for å ha reskontro på så mange balanse-konti som det måtte være ønskelig, og man kan ha reskontri i den enkelte sak og på det enkelte objekt etter ønske.

Alle regnskapsrapporter, det være seg regnskapsjournal, resultat- og balanse- rapporter, hovedbok, reskontro-lister, lister over åpne poster etc. produseres på sekunder, og kan naturligvis taes ut så mange ganger du måtte ønske.

Rapportene kan også taes ut for tidligere år, slik at man f.eks. hurtig kan finne frem til gamle bilag.

STYRING AV RAPPORTER / UTSKRIFTER

Filter / masker ved utskrift av rapporter

Når du ber om en rapport fra databasen, vil du vanligvis først bli gitt noen spørsmål som du  må svare på.

På grunnlag av disse svarene selekterer / filtrerer programmet ut akkurat de informasjoner / transaksjoner som du er interessert i akkurat nå, slik at rapporten ikke blir lengre enn nødvendig.

Ofte foreslår systemet selv svar - de mest vanlige - på de forskjellige spørsmål, slik at du bare korrigerer der hvor du måtte være uenig.

Valg av utskriftsmedium

Når du skal ha ut en rapport fra systemet, vil du alltid få spørsmål om du vil ha   rapporten til skjerm, egen printer, printer eller fil:

skjerm: Rapporten vil komme direkte til din skjerm. Rapportens bredde vil alltid være tilpasset skjermens bredde: 80 tegn.

egen printer: Rapporten kommer direkte til den printer du er satt opp med som hovedprinter

printer: Hvis du har flere printere tilknyttet systemet, vil du få anledning til å velge hvilken av disse du vil ha rapporten skrevet ut til. Dersom du velger en printer med bred valse, eller en med mulighet for å skrive med liten skrift, vil du ofte få ut rapporter som gir mer informasjon enn du ville ha fått når du skriver til vanlig, smal printer, til fil  eller til skjerm.

fil: Dette velger du hvis du ønsker å skrive rapporten ut til hard-disk, slik at du etterpå kan ta den inn i et tekstbehandlings-dokument og viderebehandle den der (ta ut deler av den, forandre layout etc.). Hvis du velger å danne en fil av rapporten, vil du først bli bedt om å oppgi et dokument-navn. Dette dokument-navn bruker du senere når du skal hente frem dokumentet med ditt tekstbehandlings system (NB ! dokumentet ligger på hard-disken i såkalt "ASCII-" eller "DOS"- format).

BRUK AV TASTATURET

DATALEX er meny-styrt og bygget opp i moduler.

På alle skjerm-bilder vil det gis informasjon om hvilke valg du har for enten å gå videre eller tilbake i systemet, eventuelt om hvilke data som skal legges inn i de forskjellige datafelter.

Generelt

Man velger program/aksjon ved å taste tegnet som står foran meny-valget, eventuelt første bokstav i menyvalget.

Datafelt som er "åpnet" for oppdatering / korreksjoner er enten understreket, eller vises i såkalt "reversed video" (vanligvis mørke bokstaver på lys bakgrunn)

Markøren flyttes fra et felt til neste med tabulator- eller enter-tasten

Taster man blankt i et datafelt (dvs. at man lar datafeltet stå tomt) som systemet krever utfyllt for å kunne hente frem informasjon, vender man tilbake til forrige skjermbilde.

Hvorvidt det benyttes små eller store bokstaver betyr intet for de søk man senere ønsker å gjøre mot informasjonene.

Tabulator

Tabulator-tasten flytter markøren fremover mellom de felt som er åpnet for oppdatering. Hvis tabulator-tasten brukes i det siste av disse felt, vil markøren flyttes tilbake til det første feltet. "Shift-tabulator" flytter markøren (på tilsvarende måte) bakover mellom de felt som er åpent for oppdatering

F2

Når du er ferdig med å gjøre dine korreksjoner i de felt som er åpnet for oppdatering, kan du enten taste deg gjennom de resterende felt med ENTER-tasten, eller trykke F2-tasten EN gang. (Venn deg til å bruke F2-tasten, den er kanskje den nyttigste av alle taster !).

Insert

Insert er i utgangspunktet aktiv. Når du setter inn markøren i en tekst vil øvrig tekst bli skjøvet til høyre. Ønsker du å skrive over eksisterende tekst kan du merke det felt du vil overskrive.

Merking av områder

Sett inn markøren i begynnelsen det av område du ønsker å merke. Hold venstre museknapp nede og trekk markøren bortover. Merket område vil endre bakgrunnsfarge. Ønsker du å merke enkelte ord, kan du dobbelt-klikke på aktuelle ord, og det vil være merket.

F4

Hvis du er inne i et program som viser en liste på skjermen som er så lang at den går over flere sider, vil listen vise en side om gangen, og vente på at du trykker på en tast for å vise mer. Hvis du har funnet den informasjon du  ønsket, og ikke vil gå gjennom mer av listen, trykker du Esc-tasten eller F4.

Delete

Ønsker du å slette tegn eller bokstaver til høyre for markøren kan du benytte DELETE tasten.

TILLEGGSFUNKSJONER UNDER MINI MENYEN

Kalkulator

Enkel kalkulator hvor du får listet alle innlagte tall, samt mulighet for å korrigere tallene og ta en utskrift av din kalkulasjon. Selvforklarende og veldig hendig - prøv den !

Initial-søk på andre brukere

I mange programmer er det behov for å vite initialene til andre brukere, f.eks. hvis du skal ha frem en annen brukers kalender eller registrere timer for vedkommende eller ta ut en liste over dennes aktive saker.  Hvis du ikke husker initialene, kan du i dette programmet oppgi EN av bokstavene som du tror inngår i navnet, og få systemet til å finne dem for deg.

GENERELT OM SKJERMBILDENE

Alle skjermbilder skal være selvforklarende, slik at det aldri skal være tvil om hva slags data som skal legges inn, eller hvilke valg du har.

Det skal derfor ikke være nødvendig å slå opp i denne manual i den daglige bruk av systemet.

Når du er inne i et felt for oppdatering av dette, vil du på skjermens nederste linje alltid få tilleggsinformasjon som forklarer dette felt ytterligere.

Overalt i programmene er det lagt inn logiske tester som skal forhindre at du legger inn feil data / informasjon. En del av verdiene som det testes mot ligger i egne tabeller, som kan endres under vedlikehold av systemansvarlig.

Hvis du legger inn data som ikke godtas av systemet, vil du få beskjed på din skjerm om dette, og du blir gitt anledning til å korrigere - før du får gå videre.

ASSISTANSE / SPESIALPROGRAMMERING

Dersom det skulle være behov for spesial-programmer til spesiell virksomhet, står vi gjerne til disposisjon.

KURS OG ERFARINGSMØTER

For førstegangsbrukere vil det som en del av installasjonen bli gitt kurs til alle som skal benytte systemet. Det anbefales at alt kontor-personell blir gitt anledning til å delta på kurs i bruk av systemet.

Det bør ikke være mer enn 4 - 5 deltagere tilstede under gjennomgåelse av systemet om gangen, som tar ca. 4 timer for de som bare skal benytte saksdelen og alt under denne, mens regnskapspersonell trenger ytterligere 4 timers kurs.

For personell som måtte komme til etter første gangs installasjon arrangerer vi kurs på Deres kontor eller hos oss etter avtale. Vi anbefaler at slikt kurs blir gitt for å oppnå maksimalt utbytte av systemet.

Erfaringsmøter vil bli avholdt når det meldes interesse for dette, for diskusjon omkring videreutvikling av systemet.  Forøvrig mottar vi kontinuerlig forslag til endringer / forbedringer, og tar stort sett hensyn til disse i neste versjon av programmet.