GENERELT

Ved hjelp av programmene her "skreddersys" systemet til kontoret, slik at systemet skal gli så lett inn i miljøet som mulig.

Alle tabeller som benyttes av systemet i forskjellige sammenhenger korrigeres her.

Ved noen kontorer vil man la alle gå inn og legge inn nye, og korrigere eksisterende  koder, mens man andre steder vil sentralisere dette ansvaret. Man gjør ingen store feil om man skulle legge inn flere koder enn nødvendig - de kan alltid rettes og gjøres uaktuelle igjen.

AP.  AUTORISERING AV PERSONELL FOR DATALEX

Det behøves en spesiell kode for å få adgang til dette program. Koden bør kun kjennes av systemansvarlig. Alle endringer bør derfor rutes gjennom denne. Koden oppgis av oss på forespørsel.

Her registreres alle brukere av systemet med informasjon om deres:

navn, brukernummer, initialer, adgangskode, veiledende timehonorar, nærmeste printer, og hvilke områder av systemet vedkommende skal kunne gå inn i og registrere informasjon, og hvilke områder informasjon skal kunne leses - men ikke korrigeres.

Endringer som er gjort vil først få effekt neste gang vedkommende logger seg inn i systemet, eller bruker programmet "Ny bruker".

Dersom det skal registreres flere brukere enn hva systemet i utgangspunktet er satt opp for, må telefonisk anmoding fremmes til vårt kontor. Fremgangsmåten vil da bli oppgitt. Økning av antall brukere tar vi en avgift for.

Også hvis navnet til en bruker skal forandres må vi kontaktes og ta oss av denne rettelsen.  Dette er en del av den sikkerhet som er lagt inn i programmet for å hindre piratkopiering.

TO.  TIME-, OMKOSTNINGS- OG UTLEGGSKODER - OG SATSER

Her registreres de koder som skal brukes for hurtig registrering av timeforbruk, omkostninger og utlegg som man har i sakene.  Kodene kan være på opptil tre tegn, og bør være slik at man lett husker disse.  For hvor kode skal det gis en utfyllende tekst, som vil være den teksten som vil bli benyttet av systemet i forskjellige presentasjoner.   For timene og omkostningenes vedkommende skal det også oppgis hvorvidt registreringene med disse kodene har variable eller faste satser, og eventuelt den faste satsen som skal gjelde.

Timer

Timeregnskapet har i utgangspunktet følgende formål:

1. Fakturagrunnlag - faktureringsreserve

Å få logget ned all tid som benyttes av kontorets ansatte i de forskjellige saker som dokumentasjon av hvilket arbeid som har vært nedlagt, og som grunnlag for fakturering av klienten.

Samlet vil disse gi grunnlaget for at programmet til enhver tid skal kunne vise hva som er firmaets faktureringsreserve.

2. Avregning mellom de forskjellige brukere.

Systemet kan vise hva den enkelte bruker av systemet har arbeidet på andre brukeres saker, og derved gi grunnlag for at disse skal kunne gjøre opp seg i mellom.

3. Analyser over virksomheten - tidsbudsjettering

Timeregnskapet skal gi grunnlag for at systemet skal kunne vise hvor mye tid som har medgått for hver enkelt medarbeider til forskjellig type arbeid, og hva
inntjeningen er på dette arbeid. Hvis man i tillegg til å registrere den tid som er fakturerbar, også registrerer den tid som medgår til intern administrasjon, etterutdannelse, private gjøremål etc., vil systemets statistikker gi et komplett grunnlag for analysering av virksomheten og budsjettering av neste års arbeid.

Se forøvrig beskrivelse av disse statistikker under avsnittet: Diverse rapporter - timeregnskapet.

Tabellene gir grunnlag for hurtig registrering av tidsforbruket, slik at man skal føle at det å registrere ned utført arbeidet kontinuerlig er frigjørende - og ikke en belastning.

Det er ved leveranse lagt opp et system som vi tror vil være meget hensiktsmessig, men inndelingen i hovedgrupper og kodebruk styres helt av det enkelte kontor.

Som hovedgrupper i timeregnskapet anbefaler vi følgende:

• Ordinært arbeid (som vil dekke alt utadrettet virksomhet)
• Kontortid / internt, administrativt arbeid
• Fravær (hvis dette ønskes registrert)

Kodene, som kan være på opptil tre tegn, skal benyttes for hurtig opphenting av en mer forklarende tekst.  Bruk koder som lett huskes, som f.eks:

Registrer alle vanlige typer arbeid - de som du vanligvis vil ha behov for.  Du vil snart oppdage hvilken effekt dette har i registreringssammenheng.

Timesatsen skal bare utfylles hvis du i feltet FI angir at dette er en fast sats (altså ikke individuell for hver bruker).  I feltet VF oppgir du om satsen er variabel - altså en funksjon av tidsforbruk, eller fast og derved uavhengig av hvor mye tid som medgår.  I feltet  F (fakturakode) oppgir man om timer registrert med denne kode skal faktureres eller ikke. Vanligvis skal disse merkes med J (Ja - skal faktureres).  Men registreringer som f.eks. overtid, administrativ tid etc. vil man nok vanligvis merke med kode N (Nei - skal ikke faktureres).

De fleste timeregistreringer skal hente opp og benytte den timesats som gjelder for den person som har utført arbeidet, og slik at honoraret blir en funksjon av denne timesatsen multiplisert med timeforbruket.  I disse tilfelle skal feltene ha følgende verdier:

Dersom denne registreringskoden ikke lenger skal benyttes merker du den i feltet A (aktuell) med N (Nei).

Systemet er forberedt for avgiftspliktige timesatser.  Hvis du skal svare avgift av dette timeforbruket kan du i feltet AP (avgiftspliktig) sette Ja.

Omkostninger

Omkostninger defineres som de kostnader som kontoret har for kunden i form av interne tellerskritt, kopiering, porto, kostgodtgjørelse, kilometergodtgjørelse etc., som kontoret ønsker å belaste kunden for, og som vi ikke har egne regnskapsbilag på, fordi kostnadene er belastet egne produksjonsmidler.

Omkostningstabellen oppdateres på samme måte som timeregisteret.  Her vil man i tillegg bli spurt om enhetstype, som man kan oppgi som tellerskritt, kilometer, minutter, ark etc.  Her skal man oppgi satsen per enhet som man vil belaste kunden.

Det er din oppfinnsomhet som begrenser bruken av tabellen. Den kan f.eks. bygges opp slik:

Utlegg

Utlegg defineres som de tilfeller hvor vi legger ut av selskapets egne midler for kunden.  Vi får altså et bilag på utlegget, som belastes saken gjennom føring av bilaget i regnskapet.

Utleggskodene, som systemet krever i forbindelse med regnskapsføringen, registreres også her, men bare med kode og full tekstbeskrivelse.

Aktuelle utleggskoder kan være:

FO.  FAGOMRÅDER (SAK OG ERFARINGSARKIV/BIBLIOTEK)

En av de viktigste grunner til at du skal legge en del arbeid i å registrere all relevant informasjon i hver enkelt sak, er at disse senere kan bli til uvurderlig hjelp i forbindelse med behandling av nye saker.  Gjennom de gamle saker skal du blant annet kunne finne tilbake til brev og dokumenter og erfaringer som kan være nyttige.  Og til den tid er det sakenes fagområde som ofte vil være det søkekriterium du vil legge til grunn for å lete frem aktuelle saker.

I denne tabellen registreres de koder man ønsker å benytte ved registrering av dokumenter i erfaringsarkivet samt for kategorisering av saker, for å oppnå disse hensiktsmessige og effektive søk.

Det er viktig at kontoret innledningsvis bruker noe tid på å bestemme seg for hvorledes dette bør bygges opp.

Kodene kan være på opptil 6 tegn - bokstaver og tall etter ønske. Samtidig med koden registreres en tekst som viser hva koden betyr.

Når man skal bygge opp dette koderegister bør man benytte følgende fremgangsmåte:

1. Først deler man hele kontorets virksomhet inn i hoved-fagområder, og tildeler disse forskjellige bokstaver.
2. Deretter kan man dele hvert hoved-fagområde inn i under-grupper og eventuelt også dele disse videre opp.

Disse undergruppene vil da få koder som viser først hoved-fagområde og deretter den videre oppdeling, som f.eks.:

DT.  DOKUMENTTYPER (I ERFARINGSARKIV / BIBLIOTEK)

Erfaringsarkivet har et felt hvor man kan opplyse om hvorvidt det registrerte dokument er en artikkel, bok, brev, NOU, etc. etc. Dette felt kan det søkes på, slik at man kan bruke denne informasjon i kombinasjon med andre registrerte opplysninger til å trekke ut det kildemateriale som man i øyeblikket er interessert i.

Kodene består av 2 tegn - bokstaver og tall etter ønske. Samtidig registrerer en tekst som viser hva koden betyr.

RO.  ROLLEKODER FOR  OBJEKTER I SAK

For sammenknytningen av saker og objekter (personer og selskaper), skal det i de enkelte saker oppgis hvilken rolle de enkelte involverte har i saken. En rekke rollekoder er allerede lagt inn i tabellen. Hvis du har behov for å legge inn flere - kan du gjøre det.

Blant de rollene som systemet er avhengig av, og som allerede ligger i systemet, er følgende:

Hvis du ønsker å legge inn flere roller, bør du iaktta følgende:

• roller som vedrører Klient skal begynne med "K"
• roller som vedrører Motpart skal begynne med "M"
• roller i f m motparts Advokat skal begynne med "A"
• roller som vedrører Bo skal begynne med "B"

Forøvrig kan du f.eks. legge inn disse roller etter behov:

Kodene kan bestå av 1 eller 2 tegn - bokstaver og tall etter ønske. Samtidig skal det registreres en tekst som viser hva koden betyr.

PR.  PRINTERE I SYSTEMET

Et ubegrenset antall printere kan tilknyttes systemet. Forat disse skal kunne funksjonere tilfredsstillende må de registreres her med de styrekoder som de benytter for forskjellige funksjoner, som liten skrift, fet skrift, sideskift etc.

Dette arbeid er såpass komplisert at vi bør involveres når nye printere skal installeres. Kontakt oss når det er aktuelt. Dette ordnes vanlig vis med en hurtig telefon.

OO. OPPRYDDING / REDUKSJON AV OBJEKT-REGISTERET

Dersom du ved en feiltagelse har kommet til å registrere et objekt flere ganger, noe som vil redusere DataLex’ evne til å betjene deg på en effektiv måte, bør du benytte dette programmet for opprydding.

Ved hjelp av dette programmet kan du fjerne dubletter av objektene:  Du oppgir først hvilket objekt som skal bli værende i systemet, og så oppgir du objektnumrene til de som er dubletter, og som derfor kan fjernes.  Husk først å hent opp alle dubletter, og se om de inneholder tilleggsinformasjon (telefon-nummere, klientansvarlig etc.) som bør legges over i det objektet som beholdes.  Denne informasjon må du eventuelt først flytte over manuelt.

Det programmet som etterpå skal igangsettes for å gjøre selve oppdateringen på grunnlag av de erstatninger du har bedt om kan ta ganske lang tid, avhengig av din databases størrelse og maskinkraft.  Du kan derfor velge å utsette denne gjennomgangen til et tidspunkt som passer.

GN. GJENNOMGANG AV NAVN I OBJEKT-REGISTERET

Dette program er spesielt ment benyttet for de kontorer som tidligere har hatt versjon 5, hvor objektet ikke inneholdt alfa-feltet, slik at navnefeltet vanligvis var utfyllt med etternavn og deretter fornavn.  Ved konverteringen til versjon 6 er alfa-feltet fyllt ut med de første bokstaver i navnefeltet.

Fra og med denne versjon skal objektets navnefelt fylles ut slik navnet skrives korrekt, det være seg et firmanavn eller personnavn.

Det er derfor behov for en gjennomgang av alle objekter for å korrigere navnefeltet. I stedet for å kalle opp hvert objekt, kan du benytte dette programmet.  Du oppgir først hvilket objektnummer du vil starte oppryddingen på.  Programmet henter deretter opp ett og ett objekt og spør om de første bokstaver i objektets navn - korrekt skrevet (f.eks. fornavn).  Programmet vil på det grunnlag gi forslag til nytt navn og alfa-navn, men slik at du kan gå inn og hurtig overstyre dette - hvis nødvendig.

BR. BRANSJE/NÆRINGSKODER

Som det fremgår av objekt-informasjonen (se under Objekt) kan man informere om hvilken bransje objektene tilhører.  Når dette felt er utfyllt kan systemet trekke ut for deg alle objekter som tilhører en bestemt bransje.

Bransjekodene, som kan være på opptil 5 tegn, registreres i dette program, sammen med tekst som beskriver hva koden betyr.  I autorisasjons-feltet skal det stå en J hvis det skal være tillatt å benytte denne koden.

FP.  FASTE POSTERINGSTEKSTER

Denne tabellen er kun til bruk for de personer som posterer bilag.  Ved postering er det mange tekster som går  igjen til stadighet, og som det derfor kan være hensiktsmessig å kunne hente frem hurtig.  Disse koder, som kan være på opptil 3 tegn, kan registreres direkte i posteringsprogrammet (ved å oppgi kodene direkte i tekstfeltet), men kan også registreres her.

Hvis du ønsker å slette registrerte koder eller korrigere den faste teksten, gjør du det ved å oppgi koden her.  Teksten vil da komme frem på skjermen.  Hvis du sletter den, er dette signal om at du ikke ønsker denne lengre.  Forøvrig kan du korrigere teksten slik du vil ha den.

IO. INTERNT PERSONELL’S INNBYRDES ORGANISASJON

Programmet benyttes hvis det er ønskelig å kunne utarbeide en intern organisasjonstabell.  Her kan du hente frem alle internt registrerte brukere - to og to - og informere om hvorvidt den ene er over-, under-, eller sideordnet den andre.

Hvis du senere henter frem i objektregisteret en av brukerene, kan du få frem hele organisasjonen ved først å velge: Organisasjonstilknytning, og deretter: Vis organisasjons-sammenheng.

PN.  POSTNUMMER-TABELL

Her er det mulig å slå opp postnummere - både innen- og utenlandske, samt å registrere nye:

• Hvis man oppgir landkode og de første bokstaver i poststed, vises alle postnummere som har navn som begynner som oppgitt.
• Hvis man oppgir landkode og postnummer, og det ikke eksisterer vil man få anledning til å registrere nytt, ellers vises poststedets navn, og man gis anledning til å korrigere dette.

Postnummer kan også legges inn ved opprettelse eller korrigering av objekt.

NA. NASJONALITETSKODER

Forat systemet skal kunne holde rede på både innen- og utenlandske postnummere,
består objektenes postadresse både av landkode, postnummer og poststed.

Landkodene må, som alle andre koder, være autorisert for bruk, slik at programmet kan teste at man ved registrering legger inn noe som synes fornuftig.

I denne tabellen legges alle landkoder inn, med maksimalt tre bokstaver i koden, samt en tekst som viser landets navn.

PA.  POSTARKIV-KODER

Her registreres de koder man ønsker å benytte for at inngående og utgående korrespondanse som registreres i systemet skal få en inndeling som finnes hensiktsmessig for kontoret.

Kodene består av 2 tegn - bokstaver og tall etter ønske. Samtidig registrerer en tekst som viser hva koden betyr.

PK. PERSONELL-KATEGORIER

Ved registrering av personell, skal man angi hva slags personellkategori vedkommende tilhører, det være seg f.eks. partner, fullmektig, sekretær, administrasjon o.s.v.  På dette grunnlag kan systemet i en rekke rapporter dele personellet inn i naturlige grupper.

Koden er på ett tegn, og kodens betydning skal vises i full tekst. Du blir også bedt om å oppgi kategoriens prioritet, slik at rapporter som viser alt personell sortert i grupper vil den gruppen med høyest prioritet (laveste tall) listes først.

EA. EKSTERNE AVDELINGER

Tabellen brukes når flere kontorer opererer sammen.  Alle kontorene kan gis en tre- bokstavers kode og en full beskrivelse.  Denne koden skal f.eks. benyttes i sak hvis man vil oppgi at det er en av de andre avdelingene som har hovedansvaret for saken og skal foreta alle avregninger etc.

IA. INTERN-AVDELINGER

Tabellen benyttes for å kunne dele virksomheten inn i avdelinger - både faglige og administrative.
I hver sak kan man oppgi hvilken avdeling som saken tilhører.

RE. RESULTATENHETER

I regnskapssammenheng vil alle ansatte, ved hjelp av sine initialer, kunne opptre som resultatenheter, og få veltet både inntekter og kostnader på seg.

I den grad det er behov for ytterligere resultatenheter, kan disse registreres her.

MR. MØTEROM

Systemet har mulighet for å ta seg av administrasjonen av firmaets møterom, og til enhver tid passe på at det ikke finner sted dobbeltbookinger.

I denne tabellen kan firmaets møterom registreres, med informasjon om møterommets kapasitet, og hvorvidt det inneholder tavle, AV-utstyr og EDB-tilknytning.  De registreres med nummer.