EKSTERNE / PARALELLE OG INTERNE SAKER

Saksregisteret er, som tidligere sagt, det sentrale i hele systemet.

Saker mottatt fra våre kunder kaller vi for eksterne.  I de tilfelle du ønsker å registrere en sak hvor et annet kontor innen samme organisasjonen har mottatt oppdraget, vil denne bli kalt parallell.  Parallelle saker opprettes altså lokalt for å kunne registrere alt det arbeid som dette kontoret skal utføre på vegne av det kontoret som har ansvaret.   Timer og omkostninger som påløper i en parallell sak skal ikke faktureres direkte, men overføres ansvarlig avdeling for inkorporering i dennes fakturaer.

I tillegg til ovennevnte eksterne og parallelle oppdrag, kan det opprettes interne saker i den grad det er behov for dette, slik at også alt arbeid som utføres administrativt og internt kan ha sin "sak", og slik at alt arbeid som utføres i forbindelse med dette kan bli notert på en hensiktsmessig og strukturert måte.

SAKSNUMMERET

Sakene får fortløpende og automatisk tildelt saksnummer etterhvert som de blir registrert. Systemet kan også settes opp slik at man selv velger saksnummer når man registrerer ny sak.  Dette er spesielt aktuelt i den fasen hvor man tar systemet i bruk, hvis man manuelt skal overføre saker fra et gammelt system, og ønsker å benytte de gamle saksnummerene.

I den grad det er behov for å opprette en mappe, arkivhylle etc. for oppbevaring av papirer i forbindelse med saken, skal disse merkes med det gitte saksnummer.

Sakens nummer benyttes også som en del av reskontrobegrepet i regnskapet, og ved fakturering blir fakturaer utstedt per sak.

KOBLING MELLOM SAK OG TEKSTBEHANDLINGSDOKUMENTER

Også tekstdokumenter som lagres på harddisken bør lagres etter en metode som gjør det enkelt å finne igjen de dokumenter som er skrevet i en sak.  Etterhvert har vi kommet til at den beste måten vil være å opprette en katalog (eller: directory) for hver sak, og å gi katalogen samme navn som saken, slik at f.eks. katalogen til sak nr. 199 gis navnet S199.

Dokumentnavnene bør forøvrig gjøres så beskrivende at de gir en antydning om dokumentets innhold. Dokumentnavnet kan være på opptil 8 bokstaver og tegn foran punktum, og opptil 3 bokstaver og tegn etter punktum.  Bak punktum bør man bruke forkortelser som f.eks.:

Dette gjør at man senere enkelt kan identifisere hvilken type dokument dette er.

REGISTRERING / OPPHENTING AV SAK

Når man fra hovedmenyen går inn i saken, vil man få opp en ramme med forskjellige felt, til hjelp for søk blant allerede eksisterende saker, og som grunnlag også for å registrere ny sak.

Hvis man vet saksnummeret oppgis dette i første felt, og man trykker deretter F2. Programmet henter da opp saken direkte.

Hvis man ønsker å søke frem saker på grunnlag av et navn, enten navnet tilhører en klient eller andre som er involvert i saken, gjøres dette ved å sette inn de første bokstaver i navnet i navne-feltet. Det kan søkes både på korrekt skrevet navn, såkalt alfa-navn og forkortelser under forutsetning av at alle disse felt er utfyllt for objektet. Se nærmere under objektregisteret.

De øvrige feltene i rammen gir muligheter for å oppgi såkalte "filtere", slik at man kan begrense søket etter ønske:

• UTSKRIFT: Man velger selv om utskriften skal komme til skjerm eller printer (S/P). Programmet foreslår alltid til skjerm (S).
  
  
• STATUS: Status på saken - lister bare de saker som har oppgitt status:
  A: aktive saker vises
  P: passive/avsluttede saker vises
  blank: alle saker vises uansett status
  
  
• TEKST: Her oppgir man hva slags informasjon man ønsker om saken på skjermen i søket:
  M: motparter vises (hvis ingen motpart vises saks-beskrivelsen)
  T: sakens kortfattede beskrivelse vises
  A: objektets adresse vises
  
  
• INI:    Initialer til Saksansvarlig eller Saksbehandler.Hvis du bare ønsker saker som vedrører en bestemt Saksansvarlig eller Saksbehandler, setter du vedkommendes initialer i dette felt.
  
  
• ROLLE:  Hvis man her fyller inn en rolle, vil søket begrenses til kun de personer /selskaper som innehar denne rollen i en sak. Hvis det her for eksempel skrives en "K", vil kun saker hvor vedkommende har en rolle som begynner på "K" ("KH", "KK", "KT" etc.) bli listet. Hvis man lar feltet være blankt, vil alle personer bli listet, uansett hvilken rolle de måtte ha i sakene (feltet skal være blankt når man registrerer ny sak, slik at man kan se om vedkommende person som man ønsker å registrere allerede er registrert i systemet).
  
  
• TYPE: Sakstype / fagområde: Med dette filteret kan eventuelt søket begrenses til saker innenfor en bestemt type / fagområde.
  
  Hvis man kun fyller ut dette felt, og lar navnefeltet være blankt, listes alle saker i systemet som hører under denne kategori.
  
  På denne måten kan man hurtig få en oversikt over alle saker kontoret måtte ha arbeidet med tidligere innen et fagområde, og som man kanskje kan trekke erfaringer fra til den sak man arbeider med for øyeblikket.
  
  
• SØKEFELT: Her bestemmer du om programmet skal søke på objekt-navn, saksnavn.  eller begge deler (O/S/B). Programmet foreslår alltid at du søker på objekt-navn (O).
  
  
• TUNGT SØK: Søk frem saker ved hjelp av Nøkkelord.Dette er et eget underprogram hvor du kan søke frem saker på grunnlag av de ord som inneholdes i saksbeskrivelsene og i sakenes nøkkelord-linje. Se egen beskrivelse nedenfor.

Programmet lister deretter alle saker som tilfredsstiller de søkekriterier som er oppgitt, med saksnummer helt til høyre i listen. Du får deretter følgende valg på skjermen:

Registrer ny sak

Taster du R, vil ny sak bli registrert.

Du vil bli spurt om saken er Ekstern, Parallell eller Intern, og må svare med enten E, P eller I.

Deretter vil du bli spurt om objektnummeret til klienten. Hvis denne er registrert tidligere skal klienten nå være på listen du har fått frem, med klientens objektnummer i venstre kolonne. Ved å oppgi dette nummer unngår du å registrere klienten flere ganger, og derved bare ha ett sted i systemet hvor du har lagret den faste informasjon om vedkommende.  Det er derfor veldig viktig å oppgi dette objektnummeret hvis objektet er registrert tidligere !

Hvis klienten ikke er registrert tidligere, lar du objektnummeret være null. Du vil da få opp en egen ramme (objekt-rammen), og blir gitt anledning til å fylle ut navn, adresser, telefon-numre etc. om klienten.  NB! Hvis du ikke fyller ut det øverste navnefeltet, vil programmet oppfatte at du likevel ikke vil registrere ny sak, og gå tilbake til hovedmenyen. Fyll ut alle de opplysninger som du har om objektet for hånden, og i alle fall: navn, adresse og et telefon-nummer.  Se forøvrig nærmere beskrivelse av objekt-bildet under: objekt.

Deretter blir du spurt om sakens eventuelle navn, initialer til Saksansvarlig og Saksbehandler (begge må utfylles), sakstype / fagområde og om hvilken dato saken ble mottatt (innkommet dato).  Se nærmere beskrivelse av disse felt nedenfor under Fast info.

Nytt søk

Hvis du velger N, betyr det at du ikke har funnet den saken du leter etter, og ønsker å gjøre et nytt søk med andre søkekriterier.

Hent sak

Du taster H hvis du i søket har funnet saken. Du vil deretter bli bedt om å oppgi saksnummeret, og saken kommer opp på skjermen.

Tungt søk

Du ønsker å gjennomføre et fritekst-søk i sakenes saksbeskrivelse for på den måte å finne saken(e).

Et fritekst-søk består i å søke på såkalte tekst-strenger i et register. I Datalex kan du foreta slike søk for å finne frem saker som måtte inneholde visse ord, eller deler av ord, i sin saksbeskrivelse eller i sakens felt for registrering av nøkkelord.

Eksempel på fritekst-søk

Hvis man ønsker å få en oversikt over alle saker som har bokstavene "hus" i sin saksbeskrivelse, vil programmet gi tilslag på saker som inneholder ord som:
husleie-sak, Hustad-vika, hustru, husbråk, småhusbebyggelse, Schuster.

mens bokstavene "hust" ville ha begrenset listen til å inneholde saker som inneholder ordene: Hustad-vika, hustru og Schuster

Dette søket kalles med rette et "tungt søk", fordi det tar noe tid for programmet å gjennomsøke alle saker på denne måten.

Hvis du ønsker et slikt tungt fritekst-søk svarer man "J" i dette felt.
Man får da opp en ny ramme med forskjellige felt for utfylling:

Type:
Her kan man oppgi det fagområde av saker som man ønsker å søke  innenfor. Hvis man ikke oppgir noen kode her, vil programmet gå
gjennom alle saker.

N1-N6:
Her oppgis inntil 6 ord som man ønsker å søkeetter.

Hvor:
Hvor skal det søkes:

• B:  i Beskrivelsesfeltet i saken
• N:  i Nøkkelordlinjen    i saken
• A:  Alt (begge deler)

Søk som bare skal gjøres i nøkkelordlinjen er desidert hurtigst, men forutsetter selvfølgelig at man i sakene har vært flinke til å utnytte denne linjen til å oppgi de ord som best beskriver saken.

OP:
Operator:

• O: OG: alle ord som er oppgitt i felteneN1 til N6 ovenfor må forekomme i den enkelte sak for at den skal bli medtatt på listen.
• E: Eller: Bare et av de oppførte ord må forekomme i saken. Denne listen er derfor vesentlig mindre streng, og vil gi flere tilslag enn ved bruk av "O".

Derfor:  Begynn med "E".

Hvis det blir for mange tilslag kan man foreta nye søk hvor man oppgir flere ord, og "O" som operator.

HVA: Hva vil du se?
Hvis det i dette felt oppgis en "A", vil man kun få beskjed om hvor mange tilslag programmet har fått på søket. Ellers vil saksbeskrivelsen i alle saker med tilslag bli vist.

MAX: Max antall tilslag som ønskes.
Her kan du oppgi det maksimale antall tilslag som du skal få før søket avsluttes.

OK:
Du må svare J for at programmet skal starte søket.

SAKSBILDET

Det faste saks-bildet inneholder 3 rammer med relativt selvforklarende informasjon:

• ramme 1: Diverse, vital informasjon om saken. Beskrivelse: se nedenfor under: Fast informasjon om saken.
• ramme 2: Involverte objekter i saken - med navn, rolle i saken, telefon-nummere og adresse (se nedenfor under objekter)
• ramme 3: Saksbeskrivelse og nøkkelord.

Inndelingen gir en god oversikt over saken.

PROGRAMMER UNDER SAKSBILDET

Nederst på skjermbildet vises menyen / kommando-ordene, som viser under-programmene man kan gå inn i.

På vanlig måte velges program ved å taste første bokstav i kommando-ordet.

Time- og omkostningsregnskap ( se egen beskrivelse )

For registrering, korreksjon og utskriving av all medgått tid og alle omkostninger i saken. Her ligger også programmene for utskriving av faktura-grunnlag og for fakturering.

Kalender ( se egen beskrivelse )

For registrering av frister og møter som vedrører saken.

Objekter ( se egen beskrivelse - objekt )

For registrering og oppdatering av all fast informasjon om involverte objekter i saken, og for beskrivelse av deres rolle / funksjon.

Interne medarbeidere

Lister alle internt ansatte som har lagt ned timer i saken.

Reskontro

Her vises de reskontro-saldi, ikke-oppgjorte fakturaer og posteringer som gjelder saken.

Derved kan alle som har tilgang til å se sakene, også kunne kontrollere selv hvilke reskontri som gjenstår i saken, og for eksempel kontrollere om den utsendte faktura er betalt, uten å måtte forstyrre regnskapsavdelingen.   Likeledes vil man av posteringslisten selv kunne finne frem til et bestemt bilag man er interessert i, slik at man med minimal assistanse fra regnskapsavdelingen kan gå inn i bilagsmappene og finne frem det som er interessant for øyeblikket.

Under forutsetning av at regnskapet er ajour, vil man her få en oversikt over reskontri i saken på aktuelle konti:

• utlegg
• debitorer
• klientkonto
• ansvar

Du vil også se eventuelle åpne poster, det vil si utsendte, uoppgjorte fakturaer i saken, med forfalls- og purringsdato, fakturabeløp og gjenstående saldo.

Du kan også se de underliggende posteringer i saken, og eventuelt bruke filtere for kun å få frem det som er interessant for øyeblikket.  Posteringene kan presenteres i bilags- eller kontorekkefølge.

Saksbeskrivelse / nøkkel ord

Her bør du gi en kortfattet beskrivelse av hva saken gjelder, samt andre informasjoner som det er viktig at man blir gjort oppmerksom på med det samme man henter frem saken.

Den første linjen er sakens hoved-tittel, og vil bli medtatt på alle sakslister, og vil være tittel på fakturaer som sendes ut vedrørende saken.

Nøkkelord som beskriver saken skrives inn på nederste linje i rammen.

Ta deg tid til å fylle ut dette felt med mest mulig beskrivende ord, både for at du, og andre på kontoret,  skal få en hurtig oppdatering i hva som kjennetegner denne saken spesielt når den hentes frem, og for at det "tunge søket" som er beskrevet ovenfor skal kunne finne saken når kontoret har behov for det.  Disse nøkkelordene kjenner du kanskje ikke på det tidspunkt saken registreres, men vil komme etterhvert som saken utvikler seg.

Notater

For nedtegning av alt som det måtte være behov for å notere, f.eks. lengre beskrivelser av sakens bakgrunn, konklusjoner/oppsummeringer etter møter etc.

Dette er en enkel tekstbehandler, hvor du kan sette inn og flytte linjer.

Hver linje får et linje-nummer, som det refereres til når du ønsker å hente den opp for korreksjon.

Hvis du vil legge inn nye linjer mellom allerede eksisterende linjer, velger du "Innsett", og gir vedkommende linje et nummer mellom de linjer som allerede er registrert.

Som alle andre rapporter, kan også notater herfra skrives ut til printer eller overføres til et dokument på harddisk for senere opphenting av et tekstbehandlings- verktøy.

Post-arkiv ( se egen beskrivelse )

For registrering av all inngående korrespondanse i saken (postjournal). Arkivet kan selvfølgelig også benyttes til å registrere all utgående korrespondanse, men det burde være unødvendig hvis man følger den oppskriften som er gitt ovenfor om hvorledes egne dokumenter bør lagres på harddisken.

Fast info

For registrering av forskjellige faste verdier i saksbildets øverste ramme:

Registreringsdato / Innkommet dato
Datoen settes automatisk når saken registreres. Den kan overstyres, hvilket kan være aktuelt hvis saken registreres lenge etter at den ble mottatt.

Avslutningsdato
settes automatisk når sakens status endres til Passiv.

Sats
Denne benyttes hvis det er avtalt en fast timesats for oppdraget/saken -  denne vil overstyre bruker-variable timesatser hvis utfyllt.

Budsjett
Her kan man sette inn det beløp som man har antydet overfor klienten  at saken vil beløpe seg til, eller som man selv estimerer den til.

Belastet
Feltet viser det totale beløp som tilsammen er belastet saken i time-, og
omkostningsregnskapet, uansett om det er fakturert eller ikke.

Ikke-fakt
Feltet viser den sum av timer og omkostninger som gjenstår å fakturere.

Timer
Feltet viser det totale antall timer og minutter som gjenstår å fakturere.

Utlegg
viser gjenstående, ikke-fakturerte utlegg i saken

Navn
Benyttes hvis saken har et eget navn (involvertes navn skal ikke inn her).
For eksempel kan som saksnavn benyttes:  Et båtnavn eller eiendomsnavn - hvis saken dreier som om dette, eller oppdragsgivers referansenummer, hvis et slikt er gitt.

Meld status (Aktiv / Sperret / Passiv)
For å fortelle om statusendringer
Aktiv: Saken er under arbeid.
Sperret: Saken er sperret for ytterligere registreringer.
Passiv: Saken er avsluttet.

Husk å merke saken Passiv når den er avsluttet. Derved unngår du å få saken  med på forskjellige lister over de saker som du arbeider med. Saken blir dog liggende i systemet, slik at du alltid kan hente den frem igjen.  Systemet tillater ikke at saken blir meldt passiv hvis det gjenstår uoppgjorte reskontri i saken, eller hvis det gjenstår ufakturerte honorarer, omkostninger eller utlegg.

Ekst / int
Forteller om saken er en ekstern eller intern sak

H.grp (tr)
Hovedgruppe i timeregnskapet. Hvis denne er utfyllt slipper man å  oppgi hovedgruppe hver gang man skal registrere timer i saken. Ved nyregistrering av sak vil systemet automatisk foreslå O (Ordinært arbeid), hvis denne gruppen finnes.

Avd
Forteller hvilken avdeling saken tilhører. Feltet skal bare fylles ut hvis saken tilhører en annen avdeling. Hvis dette felt fylles ut vil man også bli bedt om å oppgi denne avdelingens saksnummer. Saken er da en såkalt "paralell sak".

I-avd
Forteller hvilken internavdeling saken tilhører.

Personell
Her oppgis initialene til henholdsvis:
SA=saksansvarlig  SB=saksbehandler   og eventuelt til TB=tidligere saksbehandler   SE=sekretær

Type
Type eller fagområde saken hører inn under. Hvis du her forteller hvilken   kategori saken inngår i, vil den medtas i de søk som du eller andre på kontoret   måtte gjøre, og hvor dere leter etter saker innen denne kategori.

Arkiv
Her kan du oppgi hvor sakens dokumenter befinner seg både mens den er aktiv, og senere etter at den er satt passiv.

Arkivnummer
Arkivnummer settes automatisk, og fortløpende, når sakene meldes passive, slik at de kan arkiveres i den rekkefølge de blir avsluttet.  Når du senere har behov for å hente frem saken igjen, henter du den først frem på vanlig måte gjennom Datalex, og ser der hvilket nummer saken har i arkivet.

Utskrift
For direkte utskrift av saksbildet til printer.