GENERELT

Objekt er en samlebetegnelse for alle personer og selskaper som kontoret på en eller annen måte er involvert med, og som det er behov for å ha registrert med sine faste opplysninger (navn, telefon, adresse etc.).  De får tildelt objektnummere fra 1001 og oppover.

Alle objekter som er involvert i saker vil være registrert her, enten objektet er klient, motpart, motparts adressat, faktura-adressat, konsulent etc. etc.  I tillegg vil alle leverandører som får sine fakturaer registrert i regnskapets leverandør-reskontro bli registrert her, og alle fordrings-anmeldere i bo ligger her.

Også kontorets ansatte er registrert i objekt-registeret. De har objektnummer fra 1 og oppover.  Ved å legge inn de ansattes privatadresse, internt linjenummer, privat-telefon, mobil-telefon etc., har man alle disse opplysninger tilgjengelig til enhver tid.

Et objekt som opererer med flere roller, og for eksempel både er klient i en sak, kontaktperson i en annen, motpart i en tredje (?) og leverandør i regnskaps-sammenheng, skal bare være registrert en gang med sine faste opplysninger.  Når objektet skifter adresse, telefon, får telefax eller lignende, skal dette bare oppdateres i systemet en gang - men informasjonen vil være tilgjengelig overalt hvor objektet er involvert.

I tillegg kan du legge inn som objekter alle andre som kontoret har behov for å kunne slå opp hurtig og finne vitale informasjoner om, som f.eks.:

• legevakten
• drosje-sentralen og nærmeste drosjeholdeplass
• fylkesskattesjefen
• ligningskontoret og kemneren
• alle samarbeidende kontorer i andre byer og andre land
• Brønnøysund-registrene etc.etc.

Objektene får tildelt et eget objekt-nummer i stigende rekkefølge etterhvert som de blir registrert.  Nummeret er kun en entydig identifikasjon av objektet.

Objektene kan registreres og hentes opp både direkte fra hovedmenyen (objekter) og fra sak (involverte).

FRA HOVEDMENYEN (OBJEKTER)

Her kan man hente opp alle objekter hurtig, uten å gå inn på sak. Det kan være aktuelt når man bare trenger å finne frem en adresse eller telefon-nummer, eller når man ønsker å korrigere informasjon om objektet.

Objekter kan også registreres her direkte. Man kan derfor godt registrere offentlige myndigheter, legevakt, drosjer, familie og venner uten at man har noen sak på disse.

Leverandører som man skal reskontroføre fakturaer fra, skal registreres her. Objektnummeret benyttes som reskontronummer i regnskapet.

Når du velger dette program, får du opp en søkeramme med feltene:
"Objektnummer" og "Navn" eller "Del av navn",  "Del av adr",  "Del av tlf"

Hvis du skal hente opp et objekt som man husker objektnummeret til (hvilket man sjeldent gjør), taster du inn objektnummeret og deretter F1. Objektet hentes opp og vises, og gir mulighet for korreksjon av alle opplysninger.

Vanligvis flytter du markøren til begynnelsen av navnefeltet, og taster inn de første 3 til 5 bokstavene i objektets navn. NB! Tast aldri inn flere bokstaver enn du er sikker på med hensyn til stavemåte !.

Dersom du mener at et objekt er registrert, men ikke klarer å finne det, kan du foreta et søk på deler av navnet, adressen eller telefonnummeret. Du bruker da de 3 siste feltene i søkeruten. Søket kan ta litt tid men henter opp alle som har den oppgitte bokstavkombinasjon i vedkommende felt.

Hvis du vil ha resultatet av søket til printer, setter du en P i feltet: S/P.  Ellers kommer listen alltid automatisk til skjerm.

Alle objekter som har navn som begynner som oppgitt vil bli listet enten du søker på objektets formelt korrekte navn, alfa-navn eller registrerte forkortelser.  I listen på skjermen vil de objekter som er klienter i aktive saker bli vist med grønn bakgrunns-farge, mens de objekter som er motparter eller motparters advokater i aktive saker blir vist med rød bakgrunnsfarge.  De objekter som ikke er involvert i aktive saker blir vist med vanlig bakgrunnsfarge.

Etter listen får du følgende valg på skjermen:

Registrer nytt

Hvis objektet ikke har kommet opp på skjermen, og du derved har fått bekreftet at objektet ikke er registrert tidligere, og du ønsker å registrere det, skal du velge dette. Du blir da ledet gjennom den faste ramme for informasjon.

Hent frem

Objektet er listet på skjermen. Du ønsker å hente det frem for  å se eller korrigere detaljinformasjon.

Nytt søk

Objektet er ikke listet på skjermen, men du mener at det er registrert tidligere. Du ønsker å foreta et nytt søk med andre bokstaver.

FELT I OBJEKTBILDET

Når et objekt er registrert, eller senere hentes frem i sitt faste objekt-bilde, fremkommer en meny under bildet som gir anledning til korreksjoner som følger:

Navn:
Navn korrekt stavet, feks. A/S BindeLeddet.

Navn 2:
Ekstra navn evt fortsettelse fra forrige linje.

Alfa:
Navn skrevet slik det skal plasseres i alfabetiske lister, f.eks. Hansen.

Forkortet:
Objektets vanlige forkortelse, feks. IBM, NSB, SAS etc.

Adresse:
2 felt for vei-adresse og 2 felt for postadresse

1 felt for landkode (N, DK, S, D, GB etc.- tabellen hvor du legger inn de landkodene som skal være tilgjengelige ligger under vedlikehold - fra hovedmenyen)

1 felt for postnummer (innen- eller utenlandsk postnummer, zip etc.)

I faktura-sammenheng, utskriving av adresselapper etc. vil programmet først undersøke om feltene for postadresse er utfyllt.  I så fall vil den bli benyttet. Ellers bruker programmet vei-adressen.

ID-nummer:
Foretaksnummer eller fødsels- og personnummer.

Giro:
Objektets bank og/eller postgirokonto-nummer.

Rolle:
Objektets rolle i saken. Valget er kun aktivt og relevant hvis du henter objektet frem under sak, og da for å fortelle hvilken rolle objektet har i denne saken. Beskrivelse av de enkelte rolle-koder: Se foran under vedlikehold.

Bransje/yrke:
Objektets bransjekode, yrke, sektor (næringsdrivende eller privatperson) og nasjonalitet (til hjelp i fakturasammenheng, slik at systemet kan foreslå engelsk i stedet for norsk tekst).

Tlf:
Her skrives inn alle de telefonnummere og telefax som du har tilgjengelig, inkludert eventuell utenlandsprefix. Eventuelle kommentarer kan skrives bak nummeret.

Distribusjon:
Her kan man sette inn ekstra koder for egne selekteringer  som    systemet vil kunne søke på - feks:
JK objektet skal ha julekort
JP objektet skal ha julepresang
ÅR objektet skal ha tilsendt årsrapport
KR objektet skal ha tilsendt kvartalsrapport

Klientansv.:
Initialer til klientansvarlig.

Fast rolle:
Hvis objektet skal betraktes som Klient uansett om aktive saker er   registrert på objektet merkes objektet med "K" i feltet "Fast rolle".

Vis roller:
Viser de saker objektet er involvert i og hvilke roller objektet har i    disse sakene.

Org.tilkn.:
For registrering av objektets organisasjonsmessige tilknytning til andre  objekter (som hhv. over-, under-, eller side-ordnet objekt), og for  visning av disse organisasjonsmessige tilknytniger.

Regnskap:
Ved å taste E kan du få vist alle uoppgjorte reskontri og alle regnskapsposteringer som er knyttet til dette objekt - uansett hvilken sak posteringen dreier seg om. Dette gir veldig gode oversikter om det totale økonomiske forhold til vedkommende.

Merknader:
Notater / merknader i forbindelse med klienten. Notatene registreres og korrigeres som notater under sak. Se beskrivelse der.

Slett:
Sletting av et objekt. Merk! Hvis et objekt er involvert i flere
sammenhenger, vil det kun være objektets tilknytning til denne sak som slettes, mens objektet vil eksistere i registeret.

FRA SAKSBILDET

For registrering, korreksjon og visning av alle involverte objekter i saken.

Her registreres alle objekter som er involvert i saken, det være seg klienter, motparter, motparters advokater, kontakt- personer og andre som man av forskjellige grunner måtte ønske å føre opp som involvert i saken.

Alle involverte objekter gis her en rolle-kode, som viser hvilken rolle de har i nettopp denne sak. Rolle-kodene er på to tegn, og tabellen for korreksjon av tilgjengelige koder ligger under valget "Vedlikehold" fra hovedmenyen, og er beskrevet ovenfor.

Ved å registrere alle involverte under saken sikrer advokater seg så godt som mulig mot såkalt "Conflict of Interest", ved at alle advokater på kontoret umiddelbart av systemet vil bli gjort oppmerksom på eventuell konflikt når man i en situasjon prøver å registrere et objekt som allerede er registrert i en annen sammenheng.

Når man velger "O" fra saksbildet, listes alle tidligere registrerte involverte objekter i saken med sine respektive objektnummere, og man får valg mellom å hente opp et av disse for å se nærmere på - eller korrigere - detaljinformasjon, eller å registrere nye involverte i saken.

De korreksjoner man eventuelt gjør her i objekt-informasjonen, vil naturligvis også gjøres gjeldende i alle andre saker hvor vedkommende objekt er involvert (uansett om objektet har den samme rolle der eller ikke).

Hvis du ønsker å registrere nytt objekt, vil du få på skjermen den samme spørre-rammen som hvis du vil hente opp et objekt direkte fra hovedmenyen, slik at du kan søke på vanlig måte og få kontrollert om objektet er registrert inn i databasen fra før.
Se beskrivelse ovenfor.

Etter at du har tastet inn de 3-4 første bokstaver i objektets navn, vil programmet vise deg alle objekter som har navn som begynner slik. Hvis det viser seg at objektet allerede er registrert, oppgir du bare nummeret til vedkommende objekt, og det er umiddelbart koblet til saken med alle faste informasjoner. Det er spesielt gjennom denne prosedyre at du får hjelp av systemet til å sikre deg mot "Conflict of Interest", ved at systemet her vil vise objekter som kanskje er registrert som motpart hos en annen advokat ved kontoret når man selv ønsker å registrere denne som klient - for eksempel.