DEFINISJONER

Med timeregnskap menes det regnskap som holdes med timeforbruket innen virksomheten.

Med omkostningsregnskapet menes det regnskap som holdes med de interne omkostninger man har, og som man ønsker å belaste de enkelte saker, som for eksempel porto, tellerskritt, kopiering etc..  Omkostningene har man ikke egne bilag for, men kanskje interne lister hvor man registrerer større kopieringsarbeider etc.

I de tilfelle kontoret har mottatt regninger og legger ut av egne midler for å dekke disse på vegne av klienten / saken, det være seg rettsgebyrer, annonser, engasjerte konsulenter, reiseregninger etc.,  defineres disse som UTLEGG, og belastes saken automatisk gjennom posteringen i regnskapet.  Utleggene er derfor ikke å betrakte som omkostninger i denne sammenheng.

Time- og omkostningsregnskapene er ikke integrerte deler av virksomhetens driftsregnskap, men helt separate registre, som ikke på noen måte influerer på regnskapet direkte. Time- og omkostningsregnskapene danner dog faktureringsreserver, som med gjeldende regler skal inntektsføres i forbindelse med årsavslutningen av regnskapet.

Beløpene som registreres her er ment å være veiledende, slik at kontoret alltid vil være frie til å beslutte andre beløp fakturert enn de som blir registrert.

I faktureringsøyeblikket vil bakenforliggende timer og omkostninger bli merket at de er fakturert (fakturakode F), og fakturaen blir inntekts- og reskontroført i virksomhetens regnskap.

GENERELT

Registrering av timeforbruket og impliserte omkostninger som skal faktureres i de enkelte saker er selvfølgelig et «must».  Dette utgjør jo hele kontorets fakturerings-reserve, og gir dessuten grunnlag for å utarbeide forskjellige statistikker over de ansattes inntjening og aktiviteter, og grunnlag for å utarbeide budsjetter.

Det blir dessuten stadig viktigere å dokumentere arbeidet som er nedlagt i en sak med gode beskrivelser, både fordi dette er et stadig større krav fra oppdragsgivere og de som skal betale regningen, og fordi det internt gir et mer fyllestgjørende bilde når man skal vurdere hva arbeidet skal prissettes til.  Dette er det i DataLex tatt behørig hensyn til, ved at det ved hver registrering er plass til å skrive mye tekst.

Belastninger i en sak kan gjøres av alle brukere av systemet. Egne statistikker viser hvor mye de enkelte brukere har belastet andre's saker.

Registrering og korrigering av timer og omkostninger kan gjøres både i et hurtig-registreringsprogram direkte fra Timeregnskap under Hovedmenyen, men også gjennom Time/Omkostningsmodulen under saksbildet.

Forskjellen mellom registrering fra Hovedmenyens spesialprogram og inne fra sak er følgende:

Fra saksbildet

Når man registrerer mens man er inne i en sak, vet programmet hvilken sak registreringen gjelder.  Registreringer her egner seg best for de brukere som bruker DataLex kontinuerlig, og legger opp til en rutine som gjør at saken alltid hentes frem når det arbeides med den, og slik at det blir naturlig å registrere det utførte arbeidet der og da.

Fra saksbildet taster man først T - for time/omkostningsregnskapet, og deretter hhv. T eller O, avhengig av om man skal registrere timer eller omkostninger.

Fra hovedmenyen

Programmet for registrering av timer og omkostninger her er laget for de kontorer hvor registrering først skjer på et stykke papir, og registreres periodisk inn i databasen.  For hver registrering må systemet derfor i tillegg informeres om hvilken sak registreringen gjelder.

For registrering fra dette program tastes fra hovedmenyen først T og deretter R.  Man blir deretter først spurt om man skal registrere Timer eller Omkostninger (T eller O), og deretter, hvis det gjelder timer, om initialene til den den som har utført arbeidet.
Hvis man lar et av disse feltene være blanke, avslutter programmet og går tilbake til hovedmenyen.

Deretter går programmet i en loop, hvor det for hver gang spør om dato og saksnummer (hvis man setter saksnummeret = 0 avsluttes registreringen), og deretter går inn i det faste registreringsbildet.

DET FASTE REGISTRERINGSBILDET  (TIMER)

Markøren går så automatisk til selve registreringsrammen (Registrering av timer).

Hovedgruppe

I feltet hovedgruppe skal du oppgi hovedgruppen i timeregnskapet som arbeidet er tilknyttet. Hvis du er i tvil kan du få listet alle hovedgrupper ved å taste "V", og deretter velge blant disse. Hvis du i saken - under fast informasjon - har oppgitt hvilken hovedgruppe saken fast er tilknyttet (vanligvis O - Ordinært arbeid) - slipper du å oppgi denne hver gang.

Registreringskode

I feltet registreringskode skal du taste den kode som best beskriver arbeidet, og som henter opp en forhåndsinnlagt tekst for registreringen. Hvis du er i tvil kan du også her taste "V" og få listet alle tilgjengelige registreringskoder.  Hvis du har behov for nye koder: Se under Vedlikehold: timeregistreringskoder.

Tekst

Tekstfeltet kan inneholde opp til 6 linjer med med utfyllende beskrivelse av arbeidet. Standard teksten som kommer opp i tekstfeltet kan fritt korrigeres, overskrives eller slettes.  Hvis du skal skrive tilleggstekst vil det ofte være en fordel å starte på andre linje.

Dato og initialer

Hvis du registrerer inne fra en sak, vil du nå bli spurt om dato for når arbeidet ble utført og initialene til personen som har utført arbeidet.

Valg av timesats

Den timesatsen som foreslås av systemet ved timeregistrering er som følger:

• Prioritet 1. Hvis det for saken er fastsatt en fast timesats (under Faste informasjoner/Sats), vil denne bli foreslått. Ellers:
• Prioritet 2. Hvis det for den opphentede timesats i timetabellen (under Vedlikehold/TO/T) er opplyst at satsen er  Fast (i stedet for Individuell), vil den der foreslåtte sats hentes frem.
• Prioritet 3. Timesatsen som gjelder for den som har utført arbeidet hentes frem (korrigeres under vedlikehold/AP av systemansvarlig).

De satser som hentes frem ved registrering av omkostninger ligger under Vedlikehold/TO/O.

Timer og minutter

I de neste feltene legger du inn antall timer og minutter og har mulighet for å overstyre den foreslåtte sats. Systemet beregner automatisk (veiledende) honorar. Husk at du alltid  kan korrigere dette senere, blant annet i faktureringsrutinen.

Faktureringskode

Som faktureringskode (i feltet FA) skal det stå J (Ja), som betyr at registreringen er fakturerbar. Hvis registreringen kun gjøres som ren dokumentasjon, og ikke forventes å kunne faktureres, skal det her stå N.

Bekreftelseskode - OK

Når du i feltet OK skriver R (Registrer) blir transaksjonen registrert, og alle aktuelle registere blir samtidig oppdatert (Hvis du registrerer fra sak, vil du se at feltene for totalt belastet og ikke-fakturerte kroner og timer blir ajourført).  Hvis du skriver X eller Q i stedet for R blir også transaksjonen registrert, men du gir da samtidig systemet signal om at du vil avslutte registreringen og gå til henholdsvis forrige skjermbilde eller til hovedmenyen. Hvis du her taster K (Korriger) får du anledning til å gjennomgå alle felt i transaksjonen på nytt for å gjøre korreksjoner med det samme.  Hvis du derimot angrer og ikke vil registrere transaksjonen likevel, taster du S (Slett).

DET FASTE REGISTRERINGSBILDET  (OMKOSTNINGER)

Omkostninger registreres på samme måte som timer.  De eneste forskjellene er:

• Det oppgis et antall enheter i stedet for tidsforbruket (km, tellerskritt e.l.)
• Det spørres ikke om initialer til den som har utført arbeidet
• Satsen hentes alltid fra omkostningstabellen, som hentes opp fra: Vedlikehold/TO/O.

Les forøvrig hvordan timer registreres ovenfor.

KORREKSJON AV TIMER / OMKOSTNINGER

Både fra Time/omkostningsprogrammet under hovedmenyen og fra time/omkostnings-delen under sak kan du hente frem time- og omkostningsregistreringer for korreksjon.  Begge steder får du først opp en ramme hvor du blir spurt om hvilke linjer du vil hente frem for eventuell korreksjon.  Begge steder må du først oppgi om du vil korrigere Timer eller Omkostninger.

Opphenting fra hovedmenyen

Her kan du velge mellom:

• å oppgi initialer til den som har foretatt registreringen (ikke nødvendigvis den som har utført arbeidet og registreringsdatoen (ikke nødvendigvis den dato arbeidet er utført). Dette velger du hvis du vil inn å korrigere fra en liste som du har registrert en bestemt dag. Tips: På hver timeregistreringsliste bør det påføres hvilken dato timene ble registrert inn i systemet.
• å oppgi  initialer til den som har utført arbeidet og den dato dette er registrert utført.
• å oppgi saksnummer.

Opphenting fra Saksbildet

Her blir du spurt om tidligste utførelses-dato som skal hentes opp for selektering, og du kan oppgi initialene til en bestemt bruker hvis kun vedkommendes registreringer skal korrigeres.

Korreksjonsmuligheter

På grunnlag av de selekteringer som du har foretatt ovenfor, får du nå en eller flere linjer på skjermen som viser de registreringene du har gjort, og som herved er lagt tilgjengelig for korreksjon. Du blar deg opp og ned på listen med piltastene.  Stå på den linjen som du vil korrigere når du skal fortelle hva slags korreksjon du vil gjøre.

De korreksjoner du kan gjøre er som følger (og står som vanlig på skjermens nederste linje):

• Opphenting av transaksjonen for korreksjon / sletting:  Tast K
• Endring av faktura-kode: Tast J, N eller !.

Du vil se at faktura-koden ute til høyre på linjen blir korrigert øyeblikkelig.  Hvis du vil selektere ut transaksjoner for særskilt fakturering endrer du fakturerings-koden fra J til !, og oppgir i faktureringsprogrammet at du bare vil fakturere de som er merket med !.

Hvis timer som du hadde til hensikt å fakturere likevel ikke lar seg fakturere, taster du N.

Flytting av transaksjonen til en annen sak (feilregistrert):  Tast S (Skift sak).  Du vil bli spurt om saksnummer på den saken timen skal flyttes til, og må deretter bekrefte at du vil flytte registreringen.  Timen flyttes, og akkumulatorer som viser totalt belastet og gjenstående og fakturere i de to saker blir oppdatert samtidig.

FAKTURAGRUNNLAG

Fakturagrunnlaget bør alltid taes ut før man lar systemet produsere en faktura, spesielt i saker hvor man har fakturert tidligere.

Fakturagrunnlaget gir en oversikt først over det som er fakturert  og inntektsført tidligere samt utestående fordringer.  Det viser deretter ikke-fakturerte timer - sortert per belaster - , omkostninger og utlegg samt klientmidler i saken.  Til sist vises navn og adresse til den som systemet oppfatter som fakturaadressat.

Tanken er at Saksansvarlig med dette foran seg skal ha nødvendig informasjon for å vurdere hva som skal faktureres, og hvilket honorar som kontoret skal beregne seg, fordelt på hver av de som har belastet saken med timer.  Disse beløp bør påføres grunnlaget som anbefales oppbevart i saksmappen etter at det er blitt brukt som grunnlag av den som foretar den faktiske faktureringen.

Både når man går inn i timeregnskapet fra hovedmenyen og fra saksbildet kan man få skrevet ut fakturagrunnlag.

Fra hovedmenyen

får man opp et filter som gjør at man kan få det skrevet ut for en bestemt sak (sett saksnummeret i feltet øverst), eller få skrevet ut fakturagrunnlag for en rekke saker.

Hvis du ønsker utskrift for flere saker må du først gi opplysninger om:

• enten saksansvarlig og/eller saksbehandler for sakene
• sakenes seneste registreringsdato - slik at du f.eks. ikke inkluderer de som er nyere enn 30 dager
• minimumsbeløp som skal faktureres - slik at du ikke får fakturagrunnlag for saker hvor det fakturerbare beløp er mindre enn det du har oppgitt
• siste belastningsdag (timer, omkostninger og utlegg) som skal være med i informasjonsgrunnlaget

Fra saksbildet

blir du kun spurt om siste belastningsdag som skal inkluderes i grunnlaget.

VIS REGISTRERINGER

Programmet lister time- og omkostningsregistreringene samt utleggene (fra regnskapet) i saken.

Mens fakturagrunnlaget som er beskrevet ovenfor har et fast innhold, er dette program basert på at du selv skal bestemme hvilke registreringer du vil ha ut, og hvorledes det skal presenteres.  Du får derfor først opp en spørre-ramme, hvor du selv bestemmer hvilke filtre du vil sette, slik at du bare får frem akkurat det du ønsker:

• Hvis du ikke gjør noen endringer i de verdier som systemet foreslår (tast F1), vil du få ut alle timer, omkostninger og utlegg som skal faktureres, sortert per belaster, og med visning av både timeforbruk, sats og honorar for den enkelte registrering.
  
  
• Hvis du derimot vil ha en oversikt over alt som er registrert i saken, uansett faktu-reringskode, går du ned i faktureringskodefeltet og blanker ut den J som står der.
  
  
• Hvis du vil ha registreringene sammendratt / akkumulert per registreringskode endrer du den foreslåtte S (spesifisert) på timer, omkostninger og utlegg til A (akkumulert).
  
  
• Hvis du ikke vil ha med timene, omkostningene og / eller utleggene i listen, endrer du den foreslåtte S til N (Nei).  N står det forøvrig som forslag hvis det ikke foreligger noen registreringer av denne typen i saken.
  
  
• Hvis du vil ha registreringene listet i datorekkefølge, og ikke sortert per belaster, endrer du sorteringsverdien fra B (belaster) til D (dato).  Hvis det kun er en belaster i saken er dette valg selvfølgelig irrelevant.
  
  
• Hvis du kun ønsker registreringer i en bestemt periode, styrer du dette med dato-feltene.  Systemforslaget er alltid å vise alt fra sakens registreringsdato og fremover.

Noen ganger vil det være ønskelig å kunne ta ut listen uten spesifikasjon av time-forbruk og/eller uten spesifikasjon av honoraret for den enkelte registrering, slik at man bare får ut en liste over utført arbeid.  Det kan du også få ved utskrift til printer (men ikke til skjerm):

FAKTURA / KREDITNOTA

All fakturering av timer, omkostninger og utlegg gjøres herfra.  Også forskudds-fakturaer uten grunnlag i registreringer samt kreditnotaer produseres herfra.

Systemet kan ta hensyn til klientmidler som står på klientkonti i saken, og redusere fakturabeløpet tilsvarende.

Hva skjer ved fakturering

• regnskapsføring av alle posteringer - bilaget gis automatisk bilagsnummer likt faktura-nummeret i bilagsserien UF (Utgående fakturaer).
• oppdatering av hovedbok og av alle involverte reskontri.
• danning av en åpen post, som grunnlag for åpen-post lister og purringsrutiner.
• alle timer, omkostninger og utlegg som lå til grunn for fakturaen får sin fakturakode endret til F (fakturert) og forsvinner derved ut av faktureringsreserven.

Valg av faktura-adressat

Når du går inn i faktureringsprogrammet vil du først få listet på skjermen alle objekter som er involvert i saken, og blir bedt om å fortelle hvem av disse fakturaen skal sendes til.  Systemet foreslår selv følgende:

• Hvis det foreligger et objekt i saken med rolle FA (faktura-adressat) blir denne foreslått, ellers:
• Hvis det foreligger et objekt i saken med rolle KF (klients faktura-adressat) blir denne foreslått, ellers:
• Objektet med rolle KH (Klient Hovedadressat) foreslås.

Men du kan velge hvem som helst av involverte objekter.

Du blir deretter gitt anledning til å gi en attention-adressat som skal fremkomme på fakturaen.  Denne vil automatisk bli foreslått ved senere faktureringer i saken.

Selektering av hva som skal inkluderes

Du vil bli spurt om siste dato for registreringer som skal inkluderes i fakturaen.  Programmet foreslår at alt til og med registreringer idag skal være med. Valget er lagt inn slik at det skal være mulig å ha rutiner om fakturering av registreringer til og med siste dag i forrige måned eller forrige kvartal.

Deretter må du svare på om Timer Omkostninger og Utlegg skal faktureres.  For hver av disse må du svare J N eller !.

Hvis du svarer J eller ! vil alle med denne faktureringskoden bli summert sammen som grunnlag.  Når fakturaen skrives ut og bekreftes vil alle disse transaksjoners fakturakode bli endret til F (fakturert).

Hvis du derimot ikke ønsker å fakturere denne typen, setter du en N.  Dersom du for eksempel bare ønsker å fakturere omkostninger og utlegg, og la timene vente til senere, setter du derfor henholdsvis:  N J J i de tre feltene.

Hvis du skal sende en forskuddsfaktura, en kreditnota, eller foreta en full tilbakeføring av en tidligere utsendt faktura, må det stå N N N i de tre feltene.

Full tilbakeføring av tidligere utsendt faktura

Hvis du ønsker å tilbakeføre en tidligere utsendt faktura i saken, hvilket vil si:

• både å foreta regnskapsposteringer som tilbakefører denne
• og setter alle time-, omkostnings- og utleggstransaksjoner som lå til grunn for fakturaen tilbake med fakturakode J (fakturerbare)

svarer du Ja her.  Du vil da først bli spurt om fakturanummeret på den fakturaen som skal tilbakeføres, og få vist alle posteringene tilknyttet denne fakturaen på skjermen. Du må deretter 2 ganger svare O (OK) til at du vil ha fakturaen tilbakeført: både før og etter utskrift av tilbakeførelsesdokumentet.

Dato beskrivelse

Hvis du sender et brev sammen med fakturaen, bør du sette brevets dato inn i dette feltet. Da vil det bli referert til brevet i faktura-teksten.

Inntekts- og refusjonskonto

I regnskapsdelen, under Endring av kontoplanen / Automatisk kontering, settes det de konti som vanligvis skal benyttes av systemet i forskjellige sammenheng.  Også de konti som vanligvis skal benyttes for inntektsføring av honorarer og omkostninger (refusjonskonto) er oppgitt der.  Det kan dog være tilfelle hvor man ønsker at inntektene i en sak (f.eks. styrehonorarer) skal føres på en særskilt inntektskonto.  Derfor er muligheten åpnet her for endring av disse.

Norsk / Engelsk

Her kan du bestemme om fakturateksten skal være på norsk eller engelsk.

Giro / Brev

Systemet foreslår Giro hvis dette er valgt som standardformular (Se regnskap / Faste opplysninger / Formular), og så fremt det ikke er tale om en kreditnota eller fakturaen skal sendes til utlandet.  I såfall foreslås Brev.

Swift-adresse

Ved produksjon av fakturaer til utlandet vil du bli spurt om Swift-adresse skal påføres fakturaen. Din Swift-adresse ligger forøvrig fast under Regnskap / Faste opplysninger.

Regnskapsår / periode

Systemet vil alltid foreslå at fakturaen regnskapsmessig skal posteres inn i inneværende periode.  Hvis du ønsker at den skal telle med i forrige måneds omsetningstall kan du overstyre dette her (også til fjorårets måned 12).

Konteringsrammen

Etter å ha besvart spørsmålene ovenfor får du forslag til kontering av fakturaen på skjermen, og du blir gitt anledning både til å endre beløpene (velg Beløp) og til å legge til flere konteringer enn foreslått (Kontering).

Hvis du ønsker å endre det foreslåtte honorar må du velge Honorar-fordeling. Programmet vil da vise deg initialene og foreslått honorar for hver av de brukere som har belastet saken i perioden.  Du gis anledning både til å overstyre disse beløpene og til å legge til flere brukere som skal tilgodesees.  Når du avslutter endringene, vil programmet foreslå et nytt, oppdatert honorar i fakturaen.  Slike endringer vil, når fakturaen skrives ut, føre til at programmet legger inn justeringslinjer i timeregnskapet, slik at sum honorarer i timeregnskapet og det egentlige regnskap skal stemme overens. Disse justeringslinjer vil få registreringskode JUS, og vil selvfølgelig kun inneholde et honorar (positivt eller negativt avhengig av om man justerte honorarer opp eller ned).

Vi anbefaler vel at de justeringer som man ønsker å gjøre m.h.t. honorarer blir gjort direkte i timeregnskapet før man går inn i faktureringsrutinen.

Andre valg under konteringsrammen

Forskudd
For å oppgi forskuddsbeløp.  Beløpet som oppgis vil bli foreslått kreditert den konto som er dedikert for dette (vanligvis 2610) og debiteres på vanlig måte debitor-konto.  Når slike beløp, som for advokaters vedkommende skal inn på klientkonto, mottas, må følgende fire posteringer gjøres:

• Debit klientkonto
• Kredit ansvarskonto
• Debet forskuddskonto
• Kredit debitorkonto

Dato
For overstyring av den foreslåtte forfallsdato på fakturaen

Tekst
For kontroll og korreksjon av den tekst som programmet foreslår.  Husk at ny tekst genereres hver gang du går inn i konteringsrammen eller honorarfordelingen.  Gjør deg derfor ferdig der før du går inn og gjør teksten slik du vil ha den.

Girobeløp
For eventuell korreksjon av det beløp som skal stå på girotalongen.

Angre
For å gå ut av faktureringsprogrammet uten å fakturere.

OK
Når kontering og faktura-tekst er klar, taster du "O" (OK), og faktura skrives ut på forhåndsvalgt printer. Du får deretter igjen spørsmål om du vil Angre eller om fakturaen er OK (A eller O). Du gis dette spørsmål slik at du skal kunne hente fakturaen og se på denne før du bekrefter. Hvis du her taster "O" vil fakturaen bli inntekts- og reskontroført i regnskapet, og sakens time- og omkostningsregnskap ajourføres m.h.t. fakturakoder og reserve.

Det refereres forøvrig her til et eget program hvor du styrer forskjellige ting i f m faktureringen, slik som hvilken printer som skal benyttes, antall eksemplarer som ønskes av fakturaen, fakturaformular etc.: Regnskap / Faste opplysninger / Styringsdata.