GENERELT

Her kan alle registrere frister, møter og fravær som gjelder for de respektive brukere av systemet. Alle registreringer oppdaterer de enkelte brukeres kalendere, slik at alle til enhver tid kan få ut ajourførte lister som viser hva man har av forpliktelser i en bestemt periode (også tilbake i tid).

For fristenes vedkommende kan disse merkes etterhvert som de blir utført, slik at alle til enhver tid kan få oversikter over hva som gjenstår.

Systemet tillater at du registrerer hendelser inn i de andre brukeres kalendere, slik at for eksempel en advokat kan legge en frist for utførelse av et stykke arbeid inn i en sekretær’s kalender (og vice versa), og er også åpent på den måte at alle kan se alle andres kalendere, hvilket spesielt er verdifullt når en ansatt får et uventet fravær fra kontoret.

Ved alle registreringer er det i systemet satt av mye plass til tekst, slik at det skal være nok plass til å sette inn en fyldestgjørende tekst / beskrivelse, hvilket kanskje er spesielt viktig når man legger noe inn i andre brukeres kalendere.

Hvis man ved registrering ikke fyller inn noe i tekstfeltet, vil programmet oppfatte at man likevel ikke ønsker å foreta registreringen.

REGISTRERING

Det finnes følgende registreringstyper:

Frist

Du blir bedt om å oppgi en beskrivende tekst, fristdato og eventuelt klokkeslett og initialer til den som skal sørge for at fristen blir fulgt opp.

Møtevirksomhet avholdt på kontoret

I tillegg til tekst forlanger programmet at både dato og to klokkeslett oppgis (når møtet starter og  når det forventes avsluttet). Hvis disse ikke er utfyllt oppfatter programmet at man likevel ikke vil gjøre en registrering.  Klokkeslettene skal være 4-sifret, som f.eks. 0830, 1000 etc..  Hvis man kun setter tallet 10 vil dette bli omgjort til 1000.

Deretter blir man spurt om initialene til møteansvarlig / møtekoordinator.  Dette trenger ikke være en av deltagerne, og er ment å være informasjon til alle deltagere i tilfelle man har spørsmål i forbindelse med møtet.

Hvis man ønsker reservert møterom kan man sette inn møterommets nummer i eget felt - hvis man vet at det er ledig på det fastsatte tidspunkt.  Hvis man har behov for å finne et møterom setter man tallet 99 i møteromsfeltet, og man får hjelp til å finne ledig møterom.

I tillegg til tekst kan du i egen tekstramme sette inn navnene på eksterne møtedeltagere.  Programmet vil deretter spørre om antallet eksterne deltagere tilsammen.

Til slutt gis man anledning til å legge inn initialene til alle interne deltagere på møtet.  Disse vil alle få beskjed om møtet i sine respektive kalendere.

Eksterne møter

Som interne møter - men uten møteromsadministrasjon

Reservasjon av tid

Registreringen er ment å skulle gjøre det mulig for enhver å sette av tid, slik at man får fortalt både seg selv og andre at man i dette tidsrom har behov for å disponere tiden selv.

Tjenestefravær

Her blir man spurt om start- og slutt-tidspunktet for fraværet - både datoer og klokkeslett. Alle felt må fylles ut.

Permisjon/ferie og privat fravær

Som for tjenestefravær.

Kalenderen nåes både fra hovedmeny og fra saksbildet.  Forskjellene ved registrering ligger i at systemet selv oppfatter hvilken sak registreringen gjelder når man går inn i kalenderen fra saksbildet.  Går man inn fra hovedmenyen må man selv oppgi saksnummeret - hvis registreringen er saksrelatert (det behøver den ikke være).

VIS

Både når man velger kalender fra hovedmeny og fra saken kan man få vist kalender-registreringene.  Forskjellen ligger i at når man er inne i en sak får man kun vist registreringer som har med denne saken å gjøre.

Man kan her, som overalt ellers når det gjelder rapporter, selv selektere ut det man ønsker, ved å oppgi såkalte filtere:

Initialer

Initialer til den man ønsker å se kalenderen til. Hvis man lar feltet stå blankt får man se alle registreringer.

Type

For eventuelt å filtrere ut enten frister, møter, permisjoner etc.  Hvis du ønsker en oversikt over gjenstående frister i en periode bør du her sette F, og i feltet Utførte setter du G (gjenstående).

Periode (F.o.m - T.o.m)

For angivelse av den periode man er interessert i.

Utf (utført)

Hvis du i type-feltet foran har skrevet "F" (frister), kan du i dette felt velge hvorvidt du ønsker å se:

• de som gjenstår : G
• de som er utført : U
• alle frister : Begge deler

Etter selektering vises oppføringene i en liste.

DAGENS

Programmet gir en hurtig oversikt, uten at du er nødt til å svare på noen spørsmål, over:

• Frister som har eksistert i de siste 18 dager, og som ennå ikke er merket utført.
• Frister som utløper idag og neste arbeidsdag.
• Møter idag og neste arbeidsdag.

Dette er en grei måte å få oversikt over de mest aktuelle gjøremål.

KORRIGER

Hvis du ønsker å korrigere eller slette en registrering i kalenderen, eller merke en frist at den er utført, bruker du dette programmet.

På vanlig måte vil du først bli gitt anledning til selv å filtrere frem de transaksjoner som er relevante, ved å oppgi type, startdato, initialer og eventuelt - hvis frister - om du vil ha opp Utførte eller Gjenstående.

Aktuelle registreringer blir vist på skjermen, og du kan bla mellom disse med piltastene.  Tast K for å hente frem registreringen for korreksjon eller sletting. Stå på linjen og tast U (Utført) hvis du vil melde at den registrerte frist er utført.

GRAFISK

Programmet gir en grafisk oversikt på skjermen over all opptatt tid i en hvilken som helst tre-ukers periode. Du oppgir bare start-datoen. Opptatt tid fremkommer i presentasjonen med bokstaver som viser arten (M for møter, R for reservert tid etc.).

Hvis du har to møter på samme tid, vil det vises her med to parallelle streker i tidsrommet.

Frister er ikke med i denne oversikten.