Programmet er spesielt ment benyttet for å gi mulighet for en hensiktsmessig registrering av all inngående korrespondanse, og for hurtig å kunne gi oversikter over all mottatt post. For utgående korrespondanse, hvor tekstbehandlingssystem benyttes, bør man ved hjelp av andre metoder hurtig kunne se hva man har av dokumenter i saken - se nærmere beskrivelse av organisering av disse dokumenter under Saksjournal.

Registrering av korrespondanse kan gjøres direkte fra hovedmenyen og fra sak.

FRA HOVEDMENYEN

Registrer

For registrering av nye dokumenter.

De enkelte felt er selvforklarende, kanskje med unntak av prioritetsbegrepet:
Innkommende brev som skal saksbehandles, kan ved registrering gis en prioritetskode ( A til E ), mens brev som er å betrakte som ferdig-behandlet gis koden "F". En egen rapport viser hva som gjenstår av ubehandlet korrespondanse - i prioritets- rekkefølge (valg: Skal saksbehandles).

I datofeltet skal man skrive den dato som vedkommende brev er datert.

For brev som vedrører en bestemt sak skal saksnummeret oppgis. Brevet vil da fremkomme når man er inne i saken og ønsker å få listet all korrespondanse i saken.

Mange brev inneholder også frister som skal overholdes. Disse er det anledning til å registrere samtidig.

Vis

Gir mulighet for utdrag av registeret med forskjellige filtre, slik at du kan trekke ut det som du er interessert i - i øyeblikket - for eksempel en liste over alle brev som skal være mottatt av kontoret, og som skal være datert en bestemt dato eller innenfor en periode.

Skal saksbehandles

En rapport som viser hva som gjenstår av ubehandlet korrespondanse (disse har prioritetskode A til E). Etterhvert som disse brev blir ferdigbehandlet, må man hente opp disse brev og korrigere prioritetskoden til F.

FRA SAKSBILDET

Korrespondanse som gjelder en sak kan også registreres når man er inne i saken. Man slipper da naturligvis å oppgi hvilken sak brevet gjelder. Forøvrig er registreringen på samme måte som beskrevet ovenfor. Her kan man også ta ut en oversikt som viser alle - eller utdrag av - registrerte brev i saken. Brev som registreres her vil automatisk gå inn i de rapporter som er beskrevet ovenfor under "fra hovedmenyen".