GENERELT

Norsk Standard

Regnskapet er basert på at man benytter norsk standard kontoplan, hvor kontiene er organisert som følger:

Hele Norsk Standard 4102 ligger i databasen med oppdeling av hovedseriene ovenfor i undergrupper og med spesifikke konti. Når man bygger opp kontorets kontoplanen innledningsvis, eller senere ønsker å legge inn en ny konto, vil man bli ledet til å gi den nye kontoen et nummer som gjør at kontoplanen blir mest mulig i overensstemmelse med norsk standard.

12 regnskapsperioder i året

Det er 12 regnskapsperioder i året, tilsvarende antall måneder. Du kan fortsette å postere i en periode så lenge du ønsker, men når du først har begynt å postere i en ny periode kan du ikke postere i den forrige - innen samme bilagsserie.  Hvis du har motforestillinger til dette tar vi gjerne imot kommentarer og synspunkter.

2 årsregnskap samtidig

Det kan posteres i to årsregnskap samtidig: årets og fjorårets. Det er ingen systemmessig begrensning i hvor lenge du kan vente med å avslutte fjorårets regnskap.

Reskontri

Det kan opprettes reskontro for så mange balanse-konti som det måtte være behov for. Saksrelaterte reskontri består av følgende elementer:

• regnskapsår
• hovedbokskonto
• objektnummer
• saksnummer

mens reskontri som opprettes uten å være saksrelatert (hvilket vel bare vil være reskontri på inngående fakturaer, hvor leverandøren er registrert som et objekt og reskontri på ansatte - hvor brukernummer og objektnummer er det samme) vil bestå av disse elementer:

• regnskapsår
• hovedbokskonto
• objektnummer

Bilagstyper / bilagsserier

Du kan opprette så mange bilagstyper som du måtte ønske. Hver bilagstype skal ha en 2-bokstavers kode.

Hver bilagstype vil ha sin egen bilagsnummer-serie, startende hvert år på bilagsnummer 1 (unntatt Utgående faktura-serien - se nedenfor).

For de fleste kontorer er det ikke hensiktsmessig å dele bilagene inn i mange bilagstyper. Denne oppdeling var det behov for før man gikk over til EDB. En slik sortering, med egne mapper til hver bilagstype, gjorde at man manuelt hurtigere
kunne finne igjen bilag. Med Datalex vil man aldri mer søke manuelt gjennom bilagsmapper. De forskjellige programmer som er laget for bruk til søking gjennom posteringsjournalen arbeider så hurtig at bilagene finnes frem med det samme.

Vi foreslår derfor maksimalt følgende bilagstyper:

• DI Diverse - for alle bilag ved kontorer som stort sett er ajour med bilagspostering
• IB Innbetalinger - for de kontorer hvor man ikke alltid klarer å være ajour, slik at man alltid kan få postert innbetalingene, og derved ha klientreskontri oppdatert.
• IF Inngående fakturaer - for registrering og reskontroføring av mottatte fakturaer

Faktureringsrutinen under timeregnskapet, med automatisk postering og reskontroføring, legger alle bilag automatisk ut med bilagstypen "UF" (Utgående fakturaer).  Disse får bilagsnummer likt med fakturanummer.  Fakturanummer- serien nullstilles ikke ved årsskiftet, men ruller videre. Det samme gjør derfor bilagsnumrene i denne serien.

Hovedbok og reskontri oppdateres kontinuerlig

Hver gang et bilag posteres blir hovedbok og reskontri oppdatert, slik at disse alltid er ajour. Likeledes vil alle regnskapsrapporter som du kan få i regnskapsmodulen og når du er inne på sak alltid vise et oppdatert bilde av regnskapet.

Regnskapets organisasjon

• Hver bruker kan ha sitt selvstendige regnskap, med eventuelt i tillegg et felles-regnskap for hele kontoret, eller:
• Det opereres med et felles regnskap, hvor de enkelte brukere kan inngå som resultatenheter, slik at man til enhver tid kan se hva hver enkelt både har tilført selskapet i form av inntekter, og hvilke kostnader som kan tilbakeføres til vedkommende.

Hvilken av disse modeller som skal benyttes fastsettes i forbindelse med installasjonen av programmet.  Endringer kan også gjøres senere - vanligvis gjennom opprettelse av nye regnskap.

Adgang til regnskapet

Den / de som av kontoret er oppnevnt som systemansvarlige kan gi instruksjon til systemet om hvem som skal ha adgang til regnskapsdelen - denne delen behøver derfor ikke være åpen for kontorets personell, selv om man skal ha adgang til registrene omkring saksoppfølging.

POSTERING AV BILAG

Når du starter posteringsprogrammet

Når du skal postere bilag blir du først spurt om:

• regnskapsår - Hvis du ikke har avsluttet foregående års regnskap vil du bli spurt om regnskapsår, slik at du kan velge om du vil postere videre i fjorårets eller i årets regnskap.Når fjorårets regnskap er avsluttet, og årsavslutningsprogrammet er kjørt, vil du ikke lenger bli spurt om regnskapsår (fordi det da ikke lenger foreligger alternativer).
  
  
• bilagstype - Bilagstype som du ønsker å postere i. Se kommentarene ovenfor. Hvis du vil opprette en ny bilagstype, oppgir du her dens 2 bokstavs-kode. Programmet vil da be deg bekrefte at du vil opprette ny type, og eventuelt å gi denne et lengre navn / beskrivelse.
  
  
• regnskapsperiode - Den regnskapsperiode som du vil postere i. Den vil alltid foreslå den periode som du sist posterte i. Du kan fortsette å postere i denne, eller oppgi en senere periode - vanligvis neste. Husk at du ikke kan gå tilbake og postere i en tidligere periode enn den siste periode som du har postert i - innen bilagstypen.

Posteringsprogrammets 3 hoved-deler

Posteringsprogrammet er delt i tre hoved-deler som beskrives i detalj nedenfor:

• generell info om bilaget for registrering av fast informasjon som gjelder alle posteringslinjer i dette bilag - øverst på skjermen.
  
  
• konterings-feltet - nederst på skjermen for manuell kontering av bilaget.
  
  
• konteringslisten - midt på skjermen - som viser hvilke konteringer som er gjort i forbindelse med dette bilag

Generell informasjon om bilaget

Øverst i posterings-skjermbildet er en separat ramme for registrering av fast informasjon om bilaget, og som blir lagt inn på hver av posteringslinjene i bilagsjournalen:

bilagsnummer: Programmet foreslår alltid neste nummer etter det som sist ble  benyttet i vedkommende bilagsserie. Du kan overstyre dette hvis ønskelig - spesielt for å kunne postere mer på samme bilagsnummer som det foregående.
NB !  Du avslutter posteringsarbeidet ved å taste 0 i dette felt.

dato: Ikke dagen idag - men bilagsdatoen. Det vil si den dato som bilaget f.eks. er stemplet i bank eller postgiro. Derved vil du ha god hjelp når du senere skal avstemme betalingskonti mot bank- eller postgiro-utdrag.

tekst: En mest mulig beskrivende tekst til bilaget. Det må skrives tekst - ellers avslutter posteringsprogrammet.  Du har her mulighet for å legge inn kortkoder for tekst som benyttes statid. Disse kodene kan være på opptil 3 bokstaver og tegn. Som eksempler på kortkoder som kan være aktuelle foreslås følgende:

Tekstkodene registreres inn ved å sette den ønskede kode i tekstfeltet.  Du vil, sålenge teksten er på maksimum tre tegn, bli spurt om hvorvidt du ønsker å registrere ny posteringskode.  Hvis du svarer J vil du bli gitt anledning til å beskrive hva koden hver gang skal erstattes med.  Senere vil denne koden alltid umiddelbart oversette til den ønskede tekst.   Kodene og tekstene kan også opprettes og korrigeres / slettes under Vedlikehold fra hovedmenyen / Faste Posteringskoder.

t: (betyr: Vil du åpne tekstfeltet for korrigering): Hvis du her skriver "J", vil du få anledning til å skrive inn individuell tekst for hver posteringslinje i bilaget.

Vanligvis er den tekst som skrives øverst god nok for alle linjer - i så fall bør det her stå "N", slik at du slipper å måtte "gå innom" dette felt under konteringen.

saksnummer: Her kan du oppgi saksnummer dersom hele bilaget vedrører saken. Hvis dette felt er fyllt ut, vil saksnummeret automatisk bli påført alle posteringslinjer i dette bilag.  Det vil også fungere som en kontroll, og føre til feilmelding hvis du f.eks. i dette bilag henter frem en åpen post som ikke vedrører denne saken.

objektnummer: Objektnummer kan skrives her hvis hele bilaget vedrører dette objekt. Hvis saksnummer er fyllt ut vil programmet her automatisk foreslå objektnummeret til klienten (KH) i saken.

kk: Konteringskode: Det foreligger en rekke hjelpeprogrammer som kan hentes frem og som hjelper deg med å foreta en hurtig og korrekt kontering av litt mer kompliserte bilag.

Hvis du ønsker en oversikt over disse, taster du "V" i dette felt.

Disse  programmer vil foreslå kontiene som skal benyttes i konteringen av bilaget. Spesielt for posteringer som gjelder klient-transaksjoner bør vedkommende, adekvate program velges.

Hvis du i dette felt skriver "IS", betyr det at du er i ferd med å legge inn "Inngående saldi" i forbindelse med at du holder på å ta systemet i  bruk  for første  gang. Du vil  da  kunne postere uten krav til at hvert bilag balanserer.  Koden skal forøvrig aldri brukes senere.

De koder som forøvrig absolutt anbefales benyttet er følgende:

• IB  For registrering av innbetalinger fra debitorer
• UB  For registrering av utbetalinger til kreditorer (reskontroførte inng. fakturaer)
• UL  For registrering av utlegg i saker spesielt basert på utlegg grunnet i fakturaer som skal reskontroføres
• IK/UK Innbetalinger og utbetalinger til klientkonto

Konterings-rammen

Nederst på skjermen er konteringsrammen hvor du i detalj gir de nødvendige informasjoner for hver konteringslinje:

konto: Hovedbokskonto - alltid  4-sifret.

Hvis du ikke husker kontoen, kan du her sette inn første tall i serien ( 1 for 1000-serien osv.). Du vil da få listet denne delen av kontoplanen på skjermen.

Hvis du her lar det stå null, er det et signal til programmet om at konteringen av bilaget er avsluttet.

Dersom du på posteringslinjen over ikke har anført noe beløp til debet eller kredit, vil programmet sette inn bilags-balansen der, slik at bilaget balanserer. Dette betyr at du på bilagets siste linje aldri behøver å oppgi beløp !

Fakturanummer: Hvis du har oppgitt debitor- eller kreditorkonto i kontofeltet, vil du alltid bli avkrevd fakturanummeret på den inngående eller utgående fakturaen - enten det gjelder postering av selve fakturaen eller betalinger / korreksjoner vedrørende denne.  Årsaken er at programmet automatisk og kontinuerlig ajourfører såkalte åpne poster, hvilket er en oversikt over alle ikke-oppgjorte fakturaer i regnskapet.  For å kunne   Derved kan systemet - under regnskapsoversikter - vise alle uoppgjorte fakturaer - i forfallsrekkefølge, alfabetisk rekkefølge etc.

På inngående fakturaer er ofte fakturanummeret lengre enn det avsatte 6-sifrete feltet, og noen ganger kan det forekomme bokstaver i feltet - hvilket ikke aksepteres her.  I disse tilfelle må det lages internt en bestemt regel om hva som skal benyttes som fakturanummer.  Ofte kan dette finnes ved å ta de første - eller siste - 6 sifre i fakturanummeret.

re: Resultatenhet: Resultat-enhet - en 2- eller 3-tegns kode som du kan benytte for å splitte opp hovedkontoen i resultatenheter / kostnadssteder.  Hver bruker av systemet er automatisk definert som resultatenheter, slik at inntekter og kostnader uten videre kan relateres til disse.  I tillegg kan du registrere ekstre resultatenheter i egen tabell under vedlikehold, som for eksempel (ADM - administrasjonsavdelingen, SJØ - Sjørettsavdelingen, osv.).

For at programmet skal spørre - og forlange - resultatenhet på konteringslinjen, er det for det første en forutsetning at det er en resultatkonto (kontonr. 3000 eller høyere), og at kontoens Reskontromerke er satt til R. Dette gjøres under programmet Endring av kontoplanen.

saksnr: For å relatere posteringslinjen til en sak. For konti som det er oppgitt at det er saksreskontro på, MÅ saksnummer oppgis. For de øvrige konti KAN saksnummer og objektsnummer oppgis. Hvis du har oppgitt saksnummer og / eller objektnummer øverst i den generelle informasjonen, vil disse automatisk bli lagt inn på hver posteringslinje.

objekt: For å relatere posteringslinjen til et objekt. Se forøvrig beskrivelse ovenfor under "Saksnr".  Alle konti som har reskontromerke S (Saksreskontro) må i tillegg til saksnummer også få oppgitt hvilket objekt under saken som bilaget gjelder.  Det eneste unntak til dette er belastninger av utlegg, som bare belastes saken med null i objektnummer.

tekst: Tekst / beskrivelse til denne posteringslinjen.

beløp: Beløpet på konteringslinjen.

Her vil programmet ofte selv legge inn et beløp som forslag:

• Hvis det gjelder postering på en reskontro, vil programmet vanligvis foreslå det beløp som gjenstår som saldo på reskontroen, med den antagelse at beløpet skal gjøres opp.
• Forøvrig vil programmet foreslå den gjenstående balanse i bilaget, med motsatt fortegn.

Det foreslåtte beløp kan selvfølgelig overstyres, ved å begynne å skrive i feltet.

For å komme til desimaldelen, må du taste komma eller punktum.  Hvis det på ditt tastatur passer best å benytte punktum, og programmet er satt opp med komma, eller omvendt, bes du ta kontakt med oss, slik at vi kan få dette endret.

Hjelp til systemansvarlig i denne situasjon:  Hvis komma skal benyttes som desimalskiller, må det i oppstartprogrammet (DL-CLI.bat ?) være med følgende parameter:  -E.  Hvis punktum skal benyttes, må dette parameter utelates.

DK: Debet / Kredit: Her angir du om beløpet skal posteres til Debet eller Kredit.
Du kan valgfritt benytte D/K eller +/- etter hva som passer deg best.  Hvis du benytter talltastaturet til høyre på tastaturet er det kanskje mest hensiktsmessig å benytte +/-.

Alternativer etter konteringen

Når bilaget balanserer, vil programmet automatisk gå ut av registreringsmodus, og du får opp følgende valg på skjermen:

Når du er ferdig med konteringen, vil du nederst på skjermen få frem forskjellige valg:

Registrer: Du velger dette hvis du ønsker å legge til flere linjer i konteringen.

Korriger: Hvis du ønsker å korrigere en av konteringslinjene taster du K.  Du blir da spurt om nummeret på den aktuelle linjen (som står helt til venstre i konteringslisten). Linjen hentes frem, og du kan velge å korrigere eller slette linjen.

Poster: Hvis alt er som det skal være, taster du P.  Bilaget blir postert og lagt ut i bilagsjournalen, hovedbok. reskontri og åpne poster blir oppdatert, og programmet spør om neste bilagsnummer. Hvis du vil avslutte setter du null som bilagsnummer.

Vis: Gir en liste over alle konteringslinjene.  Valget benyttes hvis konteringslinjene er flere enn de som det er plass til på skjermen, og du ønsker å se disse på nytt. Du blir gitt valget om du vil se teksten i tekstfeltet på skjermen, eller om du i stedet ønsker å se navnet på involverte objekter for å kunne kontrollere at konteringen er gjort mot de riktige objekter.

Utskrift: Velges hvis du ønsker en utskrift til printer av hele konteringen.

Slett alt: Velges hvis du angrer hele konteringen av dette bilaget, og vil gjøre hele bilagskonteringen ugjort.  Programmet vil starte på nytt og spørre om bilagsnummer.

KORREKSJON AV POSTERINGER

Stort sett må korreksjon av bilag gjøres ved at du foretar en ompostering på vanlig måte.  Gjennom dette program kan du dog korrigere direkte i bilagsjournalen følgende felt:

• Dato
• Tekst (på en linje eller for hele bilaget)
• Utleggskoden på en linje hvor utleggskonto er benyttet
• Resultatenhet

Du må først oppgi hvilket bilag som skal korrigeres.  Bilaget blir umiddelbart vist på skjermen, og du kan flytte deg mellom de enkelte linjer med piltastene.  Stå på den linjen som skal korrigeres og tast enten D (for dato), T for tekst o.s.v., som det fremgår av forklaringen på skjermens nederste linje.  Når du er ferdig med korreksjonene taster du X.

OVERSIKTER / RAPPORTER

Generelt

Her finner du alle de rapporter som du trenger i forbindelse med regnskapet.

For alle rapporter blir du spurt om regnskapsår og periode og eventuelle andre "filtre" for å få ut de data du er interessert i.

Alle regnskapssaldi for alle år og perioder og hele posteringsjournalen blir lagret i opptil 10 år, slik at du alltid vil kunne gå tilbake og søke gjennom eldre posteringer og sammenligne med tidligere års saldi. Du behøver ikke bekymre deg over at disse data tar plass på datamaskinen eller at datamengden gjør at det tar lang tid å produsere rapporter. Kombinasjonen av moderne maskiner, databasens oppbygging og hensiktsmessig programvare gjør denne problemstillingen nærmest irrelevant.

Alle rapportene kan (med unntak av den som er kalt Saldoforespørsel), som tidligere kommentert, valgfritt taes ut til skjerm, printer eller fil. Vær oppmerksom på at en del av rapportene vil vise mer informasjon per rapport- linje når rapporten taes ut til printer. Dette forutsetter at printeren enten har bred valse eller kan skrive liten skrift (såkalt "17 cpi" - (character per inch)). Kontakt oss hvis du er usikker.

Kontoplan

Rapporten viser alle konti som er tilgjengelige i regnskapet. De balansekonti som det skal være reskontro på er merket enten S (Saksreskontro) eller O (Objektreskontro), og de resultat- konti som du ønsker å splitte opp i resultatenheter er merket med en R (Resultatenheter).

Hvis du ønsker å endre kontoplanen: Se "Endring av kontoplan"

Saldoforespørsel

Dette er en ren skjerm-rapport som hurtig forteller deg saldo på dine konti. Du oppgir kun regnskapsår, og deretter hvilken konto-serie du er interessert i:

1. viser 1000-serien
2. viser 2000-serien o.s.v.

Resultat- og Balanse -rapporter

Du kan velge mellom forskjellige presentasjoner:

• De første tre gir rapporter til stående A4-ark (laser etc.), mens
• De nederste tre gir rapporter som krever enten laser med liggende A4 (viser alle beløp i hele 1000 kroner), eller helst en bred matriseskriver som både skriver 132 tegn per linje og 17 cpi (viser alle beløp i hele kroner).  Disse rapporter gir oversikter over bevegelsene i alle 12 perioder for nærmere studier.

Spørsmålene som blir stillet før rapporten produseres er avhengig av listen som det er bedt om, men spørre rammen er den samme for alle:

• Regnskapsår og periode:  Oppgi den periode som du ønsker rapport for.
• Resultatenhet: Hvis du kun ønsker å se resultatet trukket ut for en bestemt resultatenhet, oppgir du denne her.
• Sortering:  D viser kontiene sortert i Driftsregnskapsrekkefølge, mens F viser kontiene sortert i Finansregnskapsrekkefølge. Under Endring av kontoplanen oppgir du selv hvilken gruppe de enkelte konti skal tilhøre.
• Spesifikasjon av resultatenhet:  I resultatrapportene vil du bli spurt om du ønsker rapporten spesifisert slik at du kan se saldi per resultatenhet (S), eller om du ønsker rapporten akkumulert per hovedbokskonto (A).
• Hovedgruppe som ledetekst:  J i dette felt betyr at du for hver 1000-serie vil ha vist navnet på hovedgruppen.
• Hovedgruppe-summer:  J i feltet fører til at du for hver 1000-serie får vist summen for hovedgruppen.
• Undergruppe som ledetekst:  J i dette felt vil føre til at Undergruppens navn viser før gruppens konti vises.
• Undergruppe-summer:  J: Etter hver undergruppe vil summen for undergruppen vises.
• Ekstra gruppe-summer:  Det er mulig å skreddersy rapportene etter eget ønske, med ekstra sum-linjer.  Disse sum-linjene forteller du om under Endring av kontoplanen. Hvis du ønsker disse vist, setter du J i dette feltet.
• Konti vises:  Hvis det ikke står J i dette felt, vil bare sum-linjene vises.

Reskontri - akkumulert per hovedbokskonto

Rapporten viser ajourført saldo på hver av dine reskontri. Summen i rapporten skal tilsvare din hovedboks-saldo.

Som konto kan du her oppgi hvilken som helst av de konti som er merket med en S, O eller R som reskontromerke.

Vanligvis ønsker du saldo per inneværende år og periode, som også foreslås av programmet - men du kan overstyre dette hvis du ønsker å se hva saldi var i en tidligere periode og / eller et tidligere år.

I spørsmålsfeltets siste felt - SA/SB - kan du oppgi initialene til en Saksansvarlig eller saksbehandler. Vanligvis skal feltet være blankt, slik at du får frem alle saldi. Hvis du oppgir initialer vil kun de saksreskontri vises hvor vedkommende enten er saksansvarlig eller saksbehandler. Dette er kanskje spesielt interessant i forbindelse med debitor- og utleggs- reskontroen,  og selvfølgelig irrelevant på leverandør-reskontroen (siden den ikke er saksrelatert).

Reskontri - spesifisert med posteringer

Programmet lager en liste som kun omfatter reskontro-posteringer, og lister disse per sak / objekt og derunder per hovedbokskonto.

Du blir først spurt om listen skal omfatte Saksreskontro-relaterte (S), Objekt-reskontro (O)- relaterte posteringer eller posteringer som er relatert til Resultatenheter (R).

Du bestemmer selv hvilke regnskapsperioder og konti som skal inkluderes i listen.  Hvis du bare ønsker rapporten for en bestemt sak eller et bestemt objekt, oppgir du nummeret i vedkommende felt.

NB ! Listen egner seg ikke særlig til å ta ut på skjerm, og kan ta noe tid å produsere - velg derfor printer.

Klientkonto-avstemningsliste

Denne listen viser alle saker som har saldi enten på klientkonto eller på ansvarskonto, og viser eventuelle differanser mellom disse.  Den viser alternativt saldi på klienters verdipapirkonti og på respektive ansvarskonti.

Hvis du ønsker avstemming av klientmiddelkonti mot ansvar oppgir du liste type M (klientmidler), mens du oppgir V (Verdipapirer) hvis du ønsker avstemming av klienters verdipapirkonti.

For at denne listen skal kunne produseres, må følgende forutsetninger være oppfylt:

• Alle involverte konti må være merket med Saksreskontro (S)
• Kontiene må være kodet som følger:
  BK Klientmidler (bankkonti)
  KA Klientmidler (ansvar)
  BV Klienters verdipapirbeholdning
  KV Klienters verdipapirer - ansvar

All merking ovenfor gjøres under Endring av kontoplanen.

Saker med uoppgjorte reskontri og fakturareserve

Dette er kanskje arbeidslisten fremfor noen ! - ikke bare for regnskapsavdelingen, men også for alle saksansvarlige og - behandlere.

Denne viser - sortert per Saksansvarlig eller per Saksbehandler - alle aktive saker som enten har uoppgjorte reskontri eller hvor det gjenstår honorarer eller omkostninger som skal faktureres.  I tillegg viser den siste dato noen registrerte timer i saken - slik at man kan se hvilke saker som har ligget lenge uten virksomhet.

Listen bør tas ut månedlig og distribueres til hver SA og SB, både som arbeidsliste over aktive saker og ikke minst med anmodning om at den blir gjennomgått med tanke på saker som kan faktureres.

Hvis man skal ha ut en komplett liste sortert per saksansvarlig, setter man inn følgende verdier:   SA  A  A  A  ÅR PERIODE  0  J  J  J.

mens en tilsvarende komplett liste sortert per saksbehandler inneholder overalt de samme verdier, men med SB i første felt.

Hvis en saksansvarlig med initialer PAA ønsker en komplett oversikt over alle saker hvor han er saksansvarlig, sortert per saksbehandler, skal han sette inn følgende verdier:    SB  PAA  A A  ÅR PERIODE  0  J J J.

Minimumsbeløp omkostninger + utlegg: Hvis man ønsker en oversikt over alle saker hvor omkostningene og utleggene tilsammen utgjør mer enn et bestemt beløp, setter man dette beløpet inn i det aktuelle felt.  Dette kan være aktuelt på kontorer hvor man har store omkostninger og utlegg for klientene, og ønsker å få disse utfakturert selv om man venter med å fakturere honoraret.

Feltet Sideskift skal alltid ha verdien J hvis listen skal distribueres rundt.

Feltet Kolonneforkortelser er satt opp for at man skal kunne få en nærmere forklaring  på innholdet i de enkelte kolonner i listen, som kanskje til å begynne med kan virke noe kryptiske.  Når man er blitt fortrolig med disse, kan man sløyfe J i dette felt, så sparer man en del plass i utskriften.

Fakturaer utgående - åpne poster

Gir en liste over alle utsendte, ikke-oppgjorte fakturaer. Du kan velge om du vil ha listen skrevet ut i forfallsdato-rekkefølge (det vil si Aldersfordelt), sortert i Saksnummer-rekkefølge eller sortert i Navnerekkefølge. Den første er vanligvis den mest hensiktsmessige - men du anbefales å bli fortrolige med alle tre alternativer.

Fakturaer inngående - åpne poster

Gir en liste over alle mottatte, ikke-oppgjorte fakturaer. Du kan velge om du vil ha listen skrevet ut i forfallsdato-rekkefølge (det vil si Aldersfordelt) eller sortert i Navnerekkefølge.  Forfallsdatoen er fiktiv, og alltid 14 dager etter fakturadato.

Bilagsjournal - med søkemuligheter

Dette er kanskje "arbeidslisten" fremfor noen blandt rapportene for regnskapsavdelingen. Gjennom dette program kan du få listet posteringer på grunnlag av forskjellige søkekriterier - i kombinasjoner som du selv oppgir.

Hvis du skal søke frem alle posteringer på en bestemt sak, objekt eller fakturanummer, er det ikke nødvendig å sette inn regnskapsår og regnskapsperiode.  I alle andre søk må du opplyse om dette.

Hvis du bare fyller ut år, periode(r) og bilagstype, vil alle posteringer i disse perioder bli skrevet ut - i bilagsrekkefølge.

Men du kan begrense listen ved å fylle ut ett eller flere av feltene nedenfor:

• fra - til bilagsnummer: begrenser rapporten til disse bilagsnummere
• fra - til bilagsdato: begrenser rapporten til bilag som har bilagsdato innenfor disse datoer
• fra - til konto: begrenser rapporten til disse konti
• fra - til resultatenhet: begrenser rapporten til disse resultatenheter
• saksnummer: bare denne bestemte saken
• objektnummer: bare dette bestemte objektnummer
• fakturanummer: bare dette bestemte fakturanummer
• tekst-streng: for å søke etter en tekst-streng
• fra - til beløp: for å søke etter posteringer hvor beløpet er innenfor disse verdier

Eksempler på bruk av denne listen:

• hvis du fyller ut dato-feltene med 1/10-92 og 31/10-95,  og konto med 1020 vil du få ut alle posteringer som er gjort på denne konto (folio-konto ?) med bilagsdatoer i oktober 95, og som i utgangspunktet skal stemme overens med kontoutdrag fra banken.
• hvis du bare oppgir objektnummeret til en klient, vil du få ut alle posteringer som vedrører klienten, uansett hvilken sak det dreier seg om.
• Hvis du i tillegg oppgir nummeret på en bankkonto, vil du bare få ut de posteringer som vedrører posteringer på denne konto og som vedrører klienten.
• Hvis du leter etter et bilag, som du mener at du har postert, men du husker ikke hvor eller hvorledes det ble kontert, kan du i det nederste feltet oppgi bilagsbeløpet eller et fra-til beløp som du ønsker å søke på. Bilaget vil hurtig bli hentet frem til deg.
• Hvis du ønsker en liste over alle bilag som vedrører en bestemt leverandør, og du har skrevet leverandørens navn i tekst-feltet, kan du, ved å skrive deler av navnet i tekst-søke-feltet få listet alle posteringslinjer som har denne tekst-streng i seg. Tips: Skriv så få bokstaver som mulig når du skal søke - det er bedre å få tilslag på for mange - i første omgang - enn for få.  Derfor:
  Hvis du for eksempel vil ha en liste over alle regninger fra televerket, kan du f.eks. prøve å søke med "tel".
  Det betyr intet om bokstavene i posteringene eller i søkefeltet har store eller små bokstaver.

Hovedbok

Hovedboken er en rapport som viser alle regnskapsposteringer sortert per hovedbokskonto og derunder i bilagsrekkefølge.

For hver konto vil rapporten i tillegg vise:

• inngående saldo
• bevegelser i den aktuelle perioden
• utgående saldo

Programmet lager en komplett hovedbok som inkluderer de regnskapsperioder og de konti som du ønsker.

Salær- og inntektstatistikk

Rapporten gir en oversikt over hver ansatt, og hvilke inntekter som er godskrevet dem (deres resultatenhet), hvor mange timer som er avregnet i denne sammenheng, og hvilken gjennomsnittlig timehonorar som dette gir i den angitte perioden.

Listen kan tas ut spesifisert, slik at alle fakturaer listes per bruker, eller akkumulert, slik at bare en sumlinje per bruker vises.

Programmet er nytt høsten 1995, og vil gi god nøyaktighet i dette regnskapsår.  Programmet, som krever at det ved hver fakturering legges ut en del tall for produksjon av denne listen, vil først bli helt nøyaktig fra og med 1996.

NB ! Programmet forutsetter at faktureringsrutinen benyttes.  Hvis så ikke er tilfelle vil programmet ikke ha grunnlag for å lage denne rapport.

Spesialrapporter

Her ligger eventuelle rapporter som er spesialbestilt av det enkelte kontor.

BUDSJETT

Budsjettert beløp for året kan legges inn for hver enkelt konto og eventuelt videre spesifisert per resultatenhet, slik at posterte beløp kan sammenlignes med budsjettet. Du kan dele opp beløpet i hver regnskapsperiode, eller legge det inn som et totalbeløp for året.

Budsjettet kan når som helst korrigeres. Budsjett-tall kan kun legges inn for inntekts- og utgiftskonti.

Alle beløp er i hele 1000 kroner.

ENDRING AV KONTOPLANEN

Endring / sletting / registrering

Kontoplanen kan justeres etter behov. Kontoplanen er delt opp i hoved- og undergrupper i overensstemmelse med Norsk Standard 4102. Når nye konti ønsker registrert, oppgis derfor først hovedgruppe og undergruppe, slik at man sikrer at kontoen plasseres på riktig sted. Programmet vil deretter sammenligne den kontoplan som er i bruk med Norsk Standard, og vise forslag til konti som kan legges inn. Man er ikke tvunget til å følge forslaget, og kan oppgi andre kontonumre og fri tekst på nye konti.

Konti som har vært i bruk kan ikke slettes.  De kan imidlertid merkes Slettes, slik at de ikke fremkommer på kontoplanen lenger når denne skrives ut.

Tilordning av kontoen til ønsket drifts- og finansgruppe gjøres her.  Programmet foreslår selv at kontoen skal tilhøre Norsk Standards vanlige undergruppe, men det kan du overstyre.  Gruppekoden bevirker at kontoen i resultat- og balanserapporter blir sortert og gruppert sammen med øvrige konti som er tilordnet til vedkommende gruppe.

Balansekonti som det skal være reskontro på skal her merkes med en S hvis den skal ha saksreskontro eller en O hvis den skal ha Objektreskontro. På samme måte skal resultatkonti som ønskes spesifisert på resultatenheter være merket "R".

Konto-kode skal settes for en del konti, forat disse konti skal kunne hentes frem automatisk både i faktureringssystemet og i det vanlige posteringsprogrammet.  Koden settes automatisk når du bruker programmet: Automatisk kontering - Hjelpeprogram (Se nedenfor).

Kode for merverdiavgift kan settes for hver enkelt konto.  Dette er kun relevant i regnskap for avgiftspliktige selskaper.  Kodene, som vil bli medtatt i alle posteringslinjer, er som følger:

• Inngående avgift
• Inngående avgift og investeringsavgift
• Utgående avgift

Kopier kontoplan fra annet regnskap

Programmet kan brukes ved opprettelse av et nytt regnskap, hvor kontoplanen i utgangspunktet er tom.

Hvis du i Datalex har et annet regnskap med en hensiktsmessig kontoplan allerede, vil du kunne kopiere denne inn som et startgrunnlag. Så kan du eventuelt justere og tilpasse denne med å slette de som du ikke måtte ha bruk for, og registrere nye der hvor den måtte ha mangler.

Programmet spør etter nummeret på det regnskap som kontoplanen skal kopieres fra. Dette nummeret står på første skjermbilde når man går inn i vedkommende regnskaps regnskaps-meny.

Programmet kan også benyttes der hvor du allerede har opprettet en del konti, men ønsker å hente inn flere fra det andre regnskapet. Programmet vil i såfall bare legge til de du mangler, og ikke slette de som ligger der fra før.

Automatisk kontering - hjelpeprogram

For at faktureringsprogrammet skal kunne fungere, og for at du skal kunne benytte de hjelpe-konteringsprogrammer som er nevnt ovenfor under postering, må systemet være informert om hvilke konti som benyttes i forskjellige sammenheng. Under programmet "Automatisk kontering - hjelpe-program" ligger en tabell hvor du angir hvilke konti som skal benyttes.

RENTEBEREGNING AV KONTI

Programmet foretar en renteberegning av en eller flere konti, basert på rentesatser som du selv legger inn i egen tabell.  Dette kan for eksempel benyttes for å beregne hva som skal godskrives de enkelte klienter på grunnlag av innestående klientmidler, og for å beregne hva selskapets eiere / partnere skal godskrives / belastes på grunnlag av de reskontri som de måtte ha i regnskapet.

Hvis du i en kjøring inkluderer flere hovedbokskonti, kan du selv velge om renten skal beregnes separat for hver konto, eller om beregningen skal skje på grunnlag av den til enhver tid innestående saldo på tvers av disse konti (dvs. uansett hvilken av kontiene der er blitt postert på).

Du kan også bestemme om rentefoten som skal benyttes skal være identisk med den som ligger i rentetabellen, eller om renten skal reduseres / økes i forhold til denne. I såfall må du oppgi antall poeng økning reduksjon.

INKASSO- OG PURRINGSRUTINER

På grunnlag av de såkalte åpne poster i regnskapet, det vil si systemets oversikt over ikke-oppgjorte utgående fakturaer, kan det sendes ut påminnelser og inkassovarsel.

Programmet starter med å vise deg en tabell over data som purringsrutinen retter seg etter, og som du selv bestemmer innholdet av, som for eksempel hvor lang tid det skal gå mellom fakturaens forfallsdato til det skal sendes en påminnelse, og hvor lang tid det skal gå før det sendes inkassovarsel.

Når du setter igang purringsrutinen, vil en etter en av forfallte fakturaer bli vist på skjermen, og du blir både gitt anledning til å hoppe over denne, korrigere forfallsdato og å sende ut en påminnelse / varsel.  Hvis du taster O (OK) skrives det ut en påminnelse på printer, og den åpne posten blir tilført informasjon om at slik påminnelse er sendt.  Neste gang vil den åpne posten vise denne informasjon når den eventuelt kommer frem på skjermen ved neste purringsgjennomgang.

Programmet inneholder et eget printerstyringsprogram, slik at du kan justere teksten slik at den kommer korrekt på valgt printer.

FASTE OPPLYSNINGER OM REGNSKAPET

Her legges inn en del fast informasjon om regnskapet, derunder regnskapets navn.

Ved oppstart, før man setter igang med å postere, må man her fortelle hvilket regnskapsår som sist er avsluttet.

Det er også herfra programmet henter driftskontonummer og klientkontonummer i forbindelse med fakturering.

Likeledes ligger det her tre fakturanummer-tellere hvor du kan sette hvilket fakturanummer som systemet skal begynne på.  Grunnen til at det er tre tellere, er at det skal være mulig for tre personer å fakturere samtidig - innen samme regnskap. Fakturaprogrammet vil selv automatisk velge teller, og velger alltid teller nummer 1 hvis denne er ledig   Derfor bør serie 1 f.eks. starte på 10000, mens serie 2 kan starte på 1000 og serie 3 på 5000.  Seriene bør alltid ligge innenfor sine intervaller, slik at teller nummer 2 f.eks. bør tilbakestilles til 1000 den den begynner å nå 5000.

Printerstyring - faktureringsprogram

På grunn av at de forskjellige skrivere er noe forskjellige, blant annet med hensyn til oppsett og linjeavstand, er det nødvendig å ha justeringsmuligheter slik at tekstfelt, kvitterings- og bankgirodel blir utfyllt korrekt.

Gjennom printerstyringsprogrammet styrer du følgende:

Firmaheading:  Hvis du vil at programmet skal skrive firmaets navn og adresse øverst til venstre på fakturaen og i girodelen skriver du J her.  Hvis du vil at navn og adresse skal skrives i girodelen, skriver du G i feltet.  Vi anbefaler at både firma-heading / logo og adressefeltet i giroen trykkes på blankettene på forhånd. Det tar seg best ut. Det kan gjerne gjøres ved at det i kontorets tekstbehandlingsprogram lages et dokument som bare inneholder dette, slik at dere periodisk etter behov kjører igjennom et antall blanke faktura-blanketter med denne tekst.  Hvis dere bruker en slik praksis skal hverken firmaheading eller giroadressat skrives ut av programmet, slik at det i såfall i dette felt skal stå N.

Ekstra blanke linjer 1 til 5:  For å justere tekst og giro slik at teksten skrives ut korrekt, kan det være nødvendig å sette inn eller redusere antall blanke linjer mellom de forskjellige deler av blanketten.  Det gjør du med disse feltene.  Når du står i et av disse feltene og ser på skjermens nederste linje, ser du ekstra forklaring til hvor i blanketten justeringen vil skje. Hvis du f.eks. ved en fakturautskrift ser at teksten på giroen kommer 2 linjer for høyt opp, kan du øke tallet utfor Ekstra blanke linjer 4 (Mellom kvittering og giro) med 2.  Du kan i stedet øke et av de øverste feltene med 2 - da vil all tekst nedenfor bli skjøvet nedover.

Formular: Faktureringsprogrammet er laget slik at det skal kunne produsere faktura enten på:

• et vanlig brevark med eller uten kontorets heading / logo på toppen, eller
• på blankett BBS 96 (brevark med bankgiro nederst) eller
• på blankett BBS 98. (brevark med kvitteringsdel og bankgiro nederst).

Det siste alternativ anbefales. Blanketten egner seg for bruk på alle laserskrivere og på matriseskrivere som kan mates med enkeltark.

Antall eksemplarer / Sideskift:  Du velger her hvor mange eksemplarer du ønsker skrevet ut av fakturaen.  Vi anbefaler ett eksemplar, og at du tar en kopi av denne og setter alle fakturakopier i en egen bilagsmappe i fakturanummerorden.

Sideskift:  Hvis du på din printer får ut et ekstra blankt ark hver gang du skriver ut en faktura, kan det hjelpe å sette N i dette felt.

Printer original:  Her må du sette inn printernummeret som fakturaen skal skrives ut til.

Printer kopi:  Hvis du har instruert ovenfor at du skal ha skrevet ut mer enn ett eksemplar av fakturaen, må du her sette nummeret på den printer som du vil ha kopien skrevet ut til.  Dette kan med fordel være en annen printer enn til originalen, slik at du kan få kopien ut på vanlige, hvite ark.

ÅRSAVSLUTNING

Før programmet benyttes, må man huske å foreta alle årsoppgjørs-disposisjoner (avskrivninger, avsetninger etc.), og postere ut årets resultat, slik at inntekts- og kostnadskonti balanserer.

Dessuten må ingen føre regnskap, foreta fakturering eller registrere timer / omkostninger mens programmet kjøres.  Hvis så likevel skulle være tilfelle vil intet gå galt, men det kan føre til såkalt record-låsing, som gjør at programmet stanser opp og må vente fordi nødvendige data om regnskapet er hentet opp og i bruk av andre.  I såfall må man på dette tidspunkt få vedkommende til å avslutte det han / hun holdt på med.

Programmet nullstiller inntekts-/utgiftskonti, og overfører balanse og reskontri til nytt regnskapsår.

Likeledes føres alle timereserver på saker tilknyttet regnskapet over til nytt regnskapsår.

Samtidig ryddes det opp i tidligere års reskontri og timereserver.

Programmet bruker vanligvis mellom ett og tyve minutter på oppgaven - avhengig av regnskapets størrelse og antall saker som programmet må gjennomgå.

SLETTING AV TIDLIGERE ÅRS REGNSKAP

Programmet benyttes når man ønsker å slette tidligere års regnskapsposteringer og / eller timetransaksjoner.

Programmet spør først om hva som skal slettes, og vil ikke tillate sletting av regnskapsposteringer eller timer på aktive saker eller generelt som er av nyere dato enn to år eldre enn nåværende regnskapsår.  Hvis aktuelt regnskapsår er 1996, vil altså programmet maksimalt tillate sletting av posteringer / timer som gjelder 1994-regnskapet eller tidligere, og hvis saken ble avsluttet i 1996 vil ingen regnskapsposteringer eller timeregistreringer tilhørende saken bli slettet.

Vi foreslår at regnskapsposteringene blir liggende lengst mulig.  Det kan i mange tilfelle være til god hjelp for regnskapsavdelingen å kunne søke gjennom posteringer flere år tilbake.  Plassen som disse posteringer tar er heller ikke avskrekkende.

Derimot bør timetransaksjoner kunne slettes årlig, da de vel sjeldent har interesse flere år etter at saken er avsluttet.

ANDRE REGNSKAP

For opprettelse og føring av andre regnskap enn kontorets egne. Se forøvrig beskrivelsen om regnskap ovenfor.  Disse regnskap kan ikke gjøre posteringer som relaterer til sak, slik at alle reskontri gjøres mot objekt.