Eiendomsforvaltningsdelen er en integrert del av Datalex:

• Hver eiendom registreres som en bruker, med eget regnskap og separat kontoplan
• Hvert leieforhold registreres som en sak, hvor leietaker får rolle som klient i saken (KH)
• Som Saksansvarlig i leieforholdet/saken settes initialene til Eiendommen. Derved kobles leieforholdet automatisk til riktig regnskap.
• Som sakstype oppgis LT (Leietaker). Derved åpnes et programområde: Eiendomsforvaltning, for registrering av leievilkår og -priser

Eiendomsforvaltningsinformasjon - under sak:

Generell del:

Her registreres de generelle data som gjelder leieforholdet:

• start- og eventuell sluttdato
• hvilket lokale som leies
• neste reguleringsdato
• avtalt betalingshyppighet
• diverse kommentarfelt

Her opplyses det også - ved registrering av saken - hvor langt frem i tid det er skrevet ut fakturablanketter for, og hvor langt frem i tid leie er belastet for.  Vanligvis skal det settes samme år/måned i begge disse felt - dvs: Hvis det i et leieforhold er gjort regnskapsmessig belastning frem til og med en bestemt måned, skal denne måned også oppføres som blankett- måned, selv om det i det tidligere regnskapssystem er skrevet ut fakturablanketter til leietaker lengre frem i tid.

Detaljer

Her registreres det hvilke leietyper det skal betales for, og hvor mye det skal betales for hver av disse per måned.  Øverst oppgis hvilken periode disse betingelser gjelder for.  Start-datoen skal alltid fylles ut, men sluttdatoen skal først fylles ut når denne er kjent: Enten leieforholdet avsluttes, eller nye betingelser skal gjelde.

Når nye betingelser gjelder, skal det opprettes et nytt beløps-skjema innen leieforholdet, med angivelse av startdato.  Husk da å sett sluttdato på foregående skjema til dagen før.

De koder som benyttes ved registrering av de forskjellige belastninger (f.eks. FU for Felles- Utgifter, HUS for Husleie, GAR for Garasje etc.) registreres fra hovedmenyen under:

Vedlikehold / Time- Omkostnings- og Utleggskoder / Omkostninger / Hovedgruppe: Eiendomsforvaltning (E)

Eiendomsforvaltning - fra hovedmenyen

Registrering av lokaler

Her registreres de lokaler som eiendommen består av.  De lokaler som det referes til i de enkelte leieforhold, skal være registrert her.  Du er fri til å registrere lokalene med det nummer som måtte passe best - for eksempel leilighetsnummer eller seksjonsnummer.

For hvert lokale er det gitt anledning til å beskrive disse nærmere, med angivelse av

• type lokale: Kontor/Bolig/Forretning/Lager/Garasje/Annet

Her kan også andre, passende betegnelser brukes, som for eksempel:

• 2mdL 2-roms møblert dekketøy reservert Leger
• 1m 1-roms møblert
• Hu Hybel umøblert
• HmdE Hybel møblert dekketøy reservert Elever

Opptil 6 tegn kan benyttes i koden.  Det kan være en fordel å gjennomtenke bruken av disse, da de i forskjellige lister kan brukes for å søke seg frem til aktuelle lokaler.

• lokalets adresse, gårds-, bruks- og seksjonsnummer
• brutto- og boareal
• beskrivelse

Oppdatering av fordelingsnøkler på lokaler

Disse må oppdateres årlig - før utsendelse av årsrapport til leietakere / selveiere om deres formues- og inntekstandel av regnskapet.

På grunnlag av denne produserer Datalex både elektronisk årsrapport til ligningskontoret og

Skriftlig årsrapport til beboerne (Se under Diverse rapporter).

Diverse rapporter

• Leietakerliste: Viser alle beboere / leietakere et bestemt år.

• Lokaler i eiendommen: Viser alle registrerte lokaler i eiendommen og beboere av disse i et nærmere oppgitt år.

• Ledige lokaler - viser lokaler som er ledige på en bestemt dato, og om det eventuelt er planlagt innflytting av nye beboere/leietakere i nærmeste fremtid.

Programmet kan søke gjennom alle eiendommer i ett søk når dette er ønskelig.

• Hvem flytter ? - viser lokaler hvor det enten skjer fraflytting eller innflytting i en nærmere angitt periode. Denne er aktuell hvis man for eksempel skal gjennomgå og kontrollere lokalet ifm utflytting / innflytting. Programmet kan søke gjennom alle eiendommer i ett søk når dette er ønskelig.

• Fordelingsnøkler for skatt: Viser de fordelingsnøkler / brøker som er satt på lokalene

• Intern årsrapport skattefordeling: Viser hvorledes formue og gjeld, inntekter og utgifter. Fordeles på de enkelte leietakere.

• Elektronisk årsrapport: Som ovenstående, men på diskett, som sendes ligningskontoret.

• Laser årsrapport: Som ovenstående, men som brev til hver enkelt leietaker i eiendommen.

Faktureringsrutiner

Utskriving av fakturablanketter:  Programmet benyttes for utskriving av fakturablanketter - for en eller flere perioder fremover - for eksempel for et helt år.  Man angis år og første og siste måned som blankettene skal skrives ut for.  Man kan begrense utskriften til å gjelde kun et bestemt leieforhold - ved å oppgi dettes saksnummer.

Ved utskriving av blanketter blir det i hver sak generert en omkostningslinje.  Det er disse som senere gir grunnlag for å belaste reskontroen og inntekstføre leieinntektene.  Ved utskriving av blankettene foretas det ingen regnskapsføring.

Fakturafil til Fakturaservice:  Det er mulig å inngå en avtale med Fakturaservice (FS) - en underavdeling av Kreditorforeningen i Oslo - og få FS til å ta arbeidet både med utsendelse av fakturaer og purringer. FS mottar i såfall informasjon om alle innbetalinger til kundens bankkonti, og bruker dette som grunnlag for oppdatering av reskontri og tilbakemeldinger.

All slik informasjon blir også returnert til Datalex, som alltid vil kunne vise ajourførte reskontri på alle leieforhold.

Liste over hva som kan belastes i en periode:  Listen viser hva leietakere er blitt fakturert for i en nærmere oppgitt periode, og som ennå ikke er blitt regnskapsmessig belastet.  Denne bør tas ut og gjennomgås før man iverksetter programmet som belaster, slik at man kan se eventuelle feil, og foreta de nødvendige korreksjoner.  Korreksjon gjøres ved at man går inn i de aktuelle leieforhold og foretar korreksjon i de registrerte omkostningslinjer.

Regnskapsmessig belastning av husleie:  Vanligvis bør ikke dette program kjøres for perioder senere enn den måned man er inne i.  Men den må kjøres for en periode før man kan begynne å registrere innbetalinger som gjelder denne periode.  Programmet gjennomgår de omkostningslinjer som ligger på de enkelte leieforhold, summerer opp disse, og fører summen til kredit på inntekstkonto og til debet på debitorkonto / husleierestansekonto.  Samtidig dannes det en åpen post med fakturanummer og forfallsdato, som venter på innbetalingen og gir grunnlag for eventuelle purringer.  Programmet merker samtidig de aktuelle omkostningslinjer med fakturakode: Fakturert (F).

Hvis man mottar forskuddsinnbetalinger, bør disse føres til kredit på en egen balansekonto i 2000-serien merket med Saksreskontro ved betaling, og overføres til debitorkontoen på aktuelt betalingstidspunkt.  På den måten oppnår man også en korrekt tidsavgrensning av betalingene / inntekstføringen.

Regnskap

Se generelt under Datalex' beskrivelse av regnskapet, som gjelder på alle måter også for eiendomsforvaltning.  Kun et par ting skal man være oppmerksom på:

1: Under Endring av kontoplan / Automatisk kontering, må som et minimum både debitorkonto og omkostningskonto være oppgitt for at faktureringssystemet skal fungere.

Omkostningskontoen er den konto i 3000-serien som alle leieinntekter blir inntekstført på, enten det er husleie, dugnad, garasje, varme etc.  Selv om alle leietyper føres på samme konto, vil man likevel kunne se hva inntektene består av, fordi de automatisk spaltes i såkalte resultatenheter, som tilsvarer leietypene.

2. Under Faste opplysninger / Fast info skal det under EF-type oppgis hvorvidt det forvaltes et boligsameie (SAM), Boligaksjeselskap (BAS) eller et Borettslag (BRL), for at skatterapportene skal bli korrekt.

Vedlikehold

Kodene som brukes i hvert leieforhold for angivelse av leietype, som

HUS - husleie
GAR - garasje
DUG - dugnadsavgift
VVS - vann og varme
FU - fellesutgifter etc.

registreres under Vedlikehold / Time - og omkostningskoder / Omkostninger.

De bør legges under en egen gruppe som heter Eiendomsforvaltning (E).